Logiciel de gestion de magasin de détail
Tout ce dont votre commerce de détail a besoin réuni sur une seule plateforme puissante. Du passage en caisse ultra-rapide au suivi des stocks en temps réel dans chaque succursale, en passant par les programmes de fidélité et les analyses de ventes approfondies. Gérez l'ensemble de votre activité, votre personnel, vos finances et votre croissance, le tout depuis un seul tableau de bord.
Logiciel de gestion de magasin de détail fait partie de Fiap Systems, une plateforme de gestion tout-en-un pour les PME africaines. Elle réunit 30 modules spécialisés et un socle de gestion commun, sur web, mobile et desktop, avec des tarifs dans votre monnaie locale.
Tout ce dont vous avez besoin pour piloter votre empire du commerce
Point de vente (POS)
Traitez les ventes en quelques secondes grâce à la lecture de codes-barres, au calcul automatique des taxes et à l'impression des reçus. Acceptez les paiements en espèces, par mobile money, carte, virement bancaire et à crédit. Appliquez des codes de réduction, répartissez un paiement entre plusieurs modes, et laissez vos caissiers se connecter instantanément avec un code PIN sécurisé. Chaque transaction est enregistrée et réconciliée automatiquement.
Gestion des stocks
Suivez vos stocks en temps réel dans chaque succursale grâce à un catalogue produits complet avec codes SKU, codes-barres, prix de revient et de vente, et organisation par catégorie. Définissez des seuils d'alerte de stock faible pour ne jamais être en rupture de vos meilleures ventes. Surveillez les dates de péremption, téléchargez des images de produits, définissez des unités de mesure et gardez vos rayons parfaitement approvisionnés en permanence.
Système de codes-barres et SKU
Générez, imprimez et scannez des codes-barres pour chaque produit de votre catalogue. Créez des formats de SKU personnalisés adaptés à votre organisation, importez des produits en masse en un seul téléchargement et retrouvez instantanément n'importe quel article en caisse en scannant son code. Éliminez les erreurs de saisie manuelle et accélérez chaque passage en caisse.
Fidélisation client
Bâtissez des relations durables grâce à des fiches clients détaillées comprenant les coordonnées, les points de fidélité et l'historique total des dépenses. Classez vos clients en VIP ou réguliers, consultez l'intégralité de leur historique d'achats et récompensez la fidélité. Transformez les acheteurs occasionnels en clients à vie grâce à un système de points qui les fait revenir.
Paniers en attente
Mettez en attente des ventes en cours et reprenez-les plus tard sans perdre le moindre article. Associez les paniers en attente à un nom de client, définissez des délais d'expiration et notez la raison de la mise en attente. Reprenez n'importe quel panier à tout moment, idéal pour un client qui a oublié son portefeuille ou souhaite ajouter un article.
Inventaire par lots (FIFO)
Suivi avancé des lots avec numéros uniques, prix de revient propre à chaque lot et dates de péremption par lot. Gérez vos stocks selon le principe premier entré, premier sorti (FIFO) pour réduire le gaspillage. Suivez les dates de réception et comparez la quantité initiale à la quantité actuelle de chaque lot, pour une visibilité complète sur le cycle de vie de vos stocks.
Transferts de stock
Déplacez vos stocks entre succursales grâce à un flux de transfert structuré. Créez des demandes de transfert, obtenez les approbations, marquez les articles comme expédiés et confirmez la réception à destination. Chaque transfert reçoit un numéro de suivi unique avec le détail article par article, pour toujours savoir exactement ce qui a bougé, quand et où.
Inventaires physiques
Réalisez des comptages physiques de stock avec précision. Optez pour le comptage à l'aveugle afin que les compteurs ne voient pas les quantités du système, puis comparez les quantités comptées et celles du système pour calculer instantanément les écarts. Ajoutez des notes par article en cas de divergence et conservez un historique complet de chaque session d'inventaire pour l'audit et la prévention des pertes.
Bons de commande
Créez et suivez vos bons de commande, du brouillon à la soumission, l'approbation, la réception et l'annulation. Définissez les dates de livraison prévues, liez les commandes à des fournisseurs précis et générez automatiquement de nouveaux bons de commande lorsque les stocks passent sous vos seuils définis. Ne manquez jamais un réapprovisionnement et gardez votre chaîne d'approvisionnement fluide.
Gestion des fournisseurs
Tenez un répertoire complet de vos fournisseurs avec coordonnées, produits associés et comparaisons de prix. Suivez chaque livraison de chaque fournisseur, comparez les coûts entre prestataires et prenez de meilleures décisions d'achat. Sachez exactement qui fournit quoi, à quel prix et avec quelle fiabilité.
Analyse des ventes
Des tableaux de bord en temps réel qui affichent en un coup d'œil les tendances de chiffre d'affaires, les produits les plus vendus, les marges et les schémas de vente par heure. Comparez les performances de vos employés côte à côte, identifiez les heures de pointe et repérez les opportunités de croissance. Exportez n'importe quel rapport en PDF ou CSV pour vos présentations, réunions ou déclarations fiscales.
Gestion multi-succursales
Gérez plusieurs points de vente depuis un tableau de bord central unique. Chaque succursale fonctionne avec son propre stock, son personnel et son image de marque, tandis que le siège bénéficie d'un reporting consolidé sur tous les emplacements. Ouvrez de nouvelles succursales en quelques minutes, comparez les performances et conservez une supervision totale sans changer de système.
Audit des annulations et offerts
Suivez chaque article annulé ou offert avec enregistrement obligatoire du motif, flux d'approbation et suivi des montants. Identifiez qui a effectué chaque annulation, quand et pourquoi. Les outils intégrés de prévention des pertes vous aident à repérer les comportements suspects et à protéger votre chiffre d'affaires contre la démarque.
Unités de mesure
Définissez des unités de mesure personnalisées comme les kilogrammes, grammes, litres, pièces, mètres et mètres carrés. Attribuez des types d'unité tels que poids, volume, quantité, longueur et surface, chacun avec son propre symbole. Vendez vos produits dans n'importe quelle unité et gardez votre catalogue organisé, quel que soit votre stock.
Gestion du personnel et des rôles
Cinq rôles intégrés ou plus, dont Propriétaire, Administrateur, Gérant, Employé et Caissier, chacun avec des droits d'accès adaptés. Les caissiers se connectent avec un code PIN rapide pour des changements d'équipe efficaces. Contrôlez précisément qui peut consulter, modifier ou gérer chaque partie du système, en sécurisant les données sensibles tout en responsabilisant votre équipe.
Présence du personnel
Suivez les heures d'arrivée et de départ de chaque employé avec détection automatique des retards. Générez des rapports de présence par jour, semaine ou mois, et transmettez les données directement à la paie. Fini les feuilles de présence manuelles et les approximations sur qui s'est présenté et quand.
Paie
Automatisez le calcul des salaires avec prise en charge des déductions, primes, retenues fiscales et cotisations employeur/employé. Calculez le salaire net avec précision à chaque période de paie et générez des bulletins de paie professionnels pour chaque membre de l'équipe. Économisez des heures de calculs manuels et assurez-vous que votre personnel est payé correctement, à temps, à chaque fois.
Suivi des dépenses
Enregistrez et classez chaque dépense de l'entreprise : loyer, services publics, salaires, fournitures, transport, marketing, entretien, taxes et assurances. Voyez exactement où va votre argent grâce à des rapports filtrables et exportables. Prenez des décisions budgétaires éclairées appuyées sur des données de dépenses réelles.
Comptabilité en partie double
Un plan comptable complet couvrant l'actif, le passif, les capitaux propres, les produits et les charges. Créez des écritures de journal avec validation automatique débit/crédit, gérez les statuts du brouillon au comptabilisé puis annulé, et générez des rapports financiers qui vous donnent une vision claire de la santé de votre entreprise.
Assistant IA d'entreprise
Posez des questions sur vos ventes, vos stocks ou vos clients en langage courant et obtenez des réponses instantanées et précises. « Quel a été mon produit le plus vendu la semaine dernière ? » ou « Quelle succursale a le plus de chiffre d'affaires ce mois-ci ? » L'IA garde en mémoire le contexte de votre conversation et prend en charge les modèles Gemini et OpenAI.
Automatisation des flux
Configurez des règles si-alors qui se déclenchent automatiquement à chaque événement. Lorsqu'une vente est créée, le gérant est notifié. Lorsqu'un stock passe sous le seuil, un bon de commande est généré. Éliminez les tâches répétitives et laissez le système gérer la routine pour que votre équipe se concentre sur la vente.
Messagerie interne
Communiquez avec votre équipe en temps réel par messages directs et discussions de groupe. Partagez fichiers, images et actualités sans quitter le système. Les pastilles de messages non lus tiennent chacun informé des conversations importantes, qu'il soit derrière le comptoir ou à l'autre bout de la ville.
Gestion documentaire
Téléchargez, stockez et organisez tous vos documents d'entreprise par catégorie. Générez des documents à partir de modèles pour vos factures, reçus, contrats et bien plus. Conservez tout au même endroit, accessible par recherche, pour ne plus jamais perdre un fichier important.
Notifications et alertes
Restez informé grâce aux alertes automatiques sur les niveaux de stock faible, les transactions suspectes, les résumés de ventes quotidiens et les produits proches de la péremption. Filtrez les notifications par succursale pour ne voir que ce qui concerne votre emplacement. Ne manquez jamais un événement critique dans votre activité.
Piste d'audit
Chaque action dans le système est enregistrée avec l'utilisateur qui l'a effectuée, ce qui a changé, un comparatif détaillé avant/après et un horodatage précis. Filtrez par fonctionnalité, utilisateur ou plage de dates pour enquêter sur n'importe quelle activité. Transparence et traçabilité totales pour l'ensemble de votre activité.
Gestion des congés
Gérez les demandes de congé annuel, maladie, maternité, paternité et sans solde grâce à un flux d'approbation structuré. Suivez automatiquement les soldes de congés afin que les gérants approuvent ou refusent les demandes en toute connaissance de la disponibilité de l'équipe.
Gestion des horaires
Définissez des plages horaires comme matin, après-midi et nuit, puis affectez les employés à des plages précises par date. Visualisez le planning complet dans un affichage calendrier pour repérer facilement les lacunes de couverture et fluidifier la coordination de l'équipe.
Évaluations de performance
Menez des évaluations d'employés structurées avec notes, commentaires écrits, fixation d'objectifs et suivi de la période d'évaluation. Documentez la progression, identifiez les besoins de formation et constituez un historique de performance qui vous aide à développer et fidéliser vos meilleurs talents.
Annonces
Diffusez des messages importants à tout votre personnel ou ciblez des équipes et succursales précises. Définissez des niveaux de priorité, épinglez les mises à jour critiques en haut et ajoutez des dates d'expiration pour que les informations obsolètes disparaissent d'elles-mêmes. Gardez tout le monde aligné et informé.
Paramètres et image de marque
Personnalisez le système à votre image avec votre nom de marque, votre logo, votre favicon et votre couleur principale. Configurez votre devise, votre fuseau horaire et votre langue (français ou anglais). Chaque reçu, rapport et écran reflète votre marque, offrant à vos clients et à votre personnel une expérience soignée et professionnelle.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que Fiap Systems Retail ?
Fiap Systems Retail est une plateforme tout-en-un de gestion de magasin de détail qui réunit le point de vente, la gestion des stocks, le suivi des codes-barres et SKU et la fidélisation client dans un seul système. Elle inclut également la gestion multi-succursales, les bons de commande, la comptabilité en partie double et la paie, pour qu'un commerçant pilote toute son activité depuis un seul tableau de bord.
Le système de détail fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. L'édition Hors ligne plus synchronisation Cloud permet au point de vente et aux stocks de fonctionner sans internet, puis se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. Il existe aussi une édition Hors ligne autonome qui fonctionne entièrement sur vos propres ordinateurs et ne nécessite aucune connexion internet.
Dans quelles devises le système de détail est-il facturé ?
Les tarifs sont affichés dans votre devise locale, notamment FCFA, Naira, Cedi, Rand, Shilling kényan et plus encore, détectée automatiquement selon votre localisation. Les clients peuvent payer au point de vente par mobile money comme MoMo et Orange Money, ainsi qu'en espèces, par carte et par virement bancaire.
Fiap Systems Retail peut-il gérer plusieurs succursales ?
Oui. La gestion multi-succursales vous permet de piloter plusieurs points de vente depuis un tableau de bord central, chacun avec son propre stock, son personnel et son image de marque. Le siège bénéficie d'un reporting consolidé sur toutes les succursales, et les transferts de stock déplacent l'inventaire entre les emplacements grâce à un flux d'approbation suivi.
Prend-il en charge la lecture de codes-barres et le suivi des stocks ?
Oui. Vous pouvez générer, imprimer et scanner des codes-barres pour chaque produit, et retrouver n'importe quel article en caisse en scannant son code. Les stocks sont suivis en temps réel avec des codes SKU, des alertes de stock faible, le suivi des lots en FIFO, les dates de péremption et des inventaires physiques pour des comptages précis.
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