Logiciel de gestion hôtelière et de lodge
Gérez les réservations, les opérations de réception, l'entretien des chambres, la maintenance et l'expérience des clients sur chacun de vos établissements. Que vous exploitiez un lodge de charme, un hôtel urbain ou un parc d'appartements meublés, tout se connecte dans une seule plateforme conçue pour l'hôtellerie.
Logiciel de gestion hôtelière et de lodge fait partie de Fiap Systems, une plateforme de gestion tout-en-un pour les PME africaines. Elle réunit 33 modules spécialisés et un socle de gestion commun, sur web, mobile et desktop, avec des tarifs dans votre monnaie locale.
Tout ce dont vous avez besoin pour offrir une hôtellerie exceptionnelle
Gestion des établissements
Gérez un parc d'établissements comprenant hôtels, appartements, auberges, maisons d'hôtes, centres commerciaux et entrepôts. Suivez l'adresse, la ville, le statut opérationnel et l'agence de rattachement de chaque établissement. Ajoutez de nouveaux établissements à mesure que vous grandissez et gardez une vue d'ensemble claire de tout votre parc depuis un seul tableau de bord.
Gestion des chambres et unités
Configurez chaque type de chambre et d'unité proposé par vos établissements, des chambres simples et suites aux appartements, dortoirs, bureaux et espaces commerciaux. Définissez le prix par nuit, la capacité d'accueil, l'étage et les équipements. Suivez le statut en temps réel à mesure que les chambres passent des états disponible, occupée et maintenance.
Système de réservation
Gérez les réservations avec une gestion complète des dates d'arrivée et de départ, le rattachement des clients et le suivi des statuts à travers les étapes réservée, arrivée, départ et annulée. Enregistrez la source de la réservation (sans rendez-vous, téléphone, en ligne, agent ou OTA), appliquez des frais supplémentaires ou des remises, et conservez un historique complet de chaque réservation.
Gestion des clients
Créez des fiches clients détaillées avec coordonnées complètes, vérification d'identité (passeport, carte nationale ou permis de conduire), nationalité, sexe, rattachement à une entreprise et motif du séjour (affaires, loisirs, conférence ou médical). Enregistrez les plaques d'immatriculation, les préférences particulières et des notes pour offrir un service personnalisé chaque fois qu'un client revient.
Arrivées et départs
Fluidifiez le travail de votre réception grâce à une attribution rapide des chambres, au traitement des acomptes et aux récapitulatifs de facturation à l'arrivée. Au départ, générez un récapitulatif de facturation complet et proposez un départ express aux clients fidèles. Réduisez les temps d'attente et rendez chaque arrivée et départ fluides.
Calendrier des réservations
Visualisez la disponibilité des chambres sur tous les établissements et types de chambres dans un calendrier visuel à code couleur. Voyez le taux d'occupation d'un coup d'œil, gérez les réservations par simple glisser-déposer et repérez instantanément les dates libres. Anticipez les périodes de forte affluence et évitez les doubles réservations.
Réservations de groupe
Gérez les groupes de conférence, les événements et les groupes touristiques grâce à une gestion dédiée des réservations de groupe. Enregistrez le nom du groupe, le contact principal, le nombre de chambres, le nombre total de clients et les tarifs par chambre. Suivez les montants des acomptes et le statut de la réservation à travers les étapes provisoire et confirmée. Gérez les grands groupes sans complexité.
Entretien des chambres
Suivez l'état de propreté de chaque chambre à travers les états propre, sale, inspectée et hors service. Créez des tâches d'entretien par type et niveau de priorité, attribuez-les à des membres précis du personnel et planifiez des routines de nettoyage récurrentes. Les inspecteurs peuvent vérifier le travail terminé avant que les chambres ne redeviennent disponibles.
Demandes de maintenance
Enregistrez les tickets de maintenance avec des numéros uniques, classez les problèmes et définissez des niveaux de priorité de faible à urgent. Suivez chaque demande à travers les étapes ouverte, en cours et terminée. Comparez les coûts de réparation estimés aux coûts réels, attribuez le personnel de maintenance et maintenez votre établissement en parfait état.
Gestion des baux
Gérez les contrats de location longue durée pour les clients en séjour prolongé et les locataires commerciaux. Définissez les conditions du bail avec dates de début et de fin, loyer mensuel, dépôts de garantie et suivi des statuts à travers les étapes actif, expiré et résilié. Conservez des dossiers complets de locataires aux côtés de vos opérations de courts séjours.
Portail locataire
Offrez aux clients longue durée et aux locataires un accès en libre-service pour consulter les détails de leur bail, vérifier l'historique des paiements et soumettre directement des demandes de maintenance. Réduisez la charge de la réception tout en gardant les locataires informés et autonomes dans la gestion de leurs besoins.
Facturation
Combinez les frais de chambre avec les extras comme le minibar, le restaurant, la blanchisserie et autres services dans des notes clients unifiées. Prenez en charge la facturation partagée pour les séjours communs, générez des factures pour entreprises, acceptez plusieurs modes de paiement et suivez le statut de paiement de en attente à réglé. Chaque charge est comptabilisée.
Gestion des stocks
Suivez les fournitures de l'hôtel, le stock du minibar, le linge, les produits de toilette et autres articles opérationnels. Surveillez les niveaux de stock sur tous les établissements, définissez des alertes de stock faible et assurez-vous que votre équipe dispose toujours de ce dont elle a besoin pour offrir une belle expérience client sans surstockage.
Gestion des fournisseurs
Tenez un annuaire de fournisseurs avec coordonnées, catalogues de produits et tarifs. Créez des bons de commande, suivez les livraisons et bâtissez des chaînes d'approvisionnement fiables pour tout, du linge de lit aux produits d'entretien.
Bons de commande
Créez et gérez les demandes d'approvisionnement à travers un flux de statuts complet. Suivez l'avancement des commandes de la création à la livraison, définissez les dates prévues et gardez vos dépenses organisées entre les services et les établissements.
Rapports et analyses
Accédez aux indicateurs clés de l'hôtellerie, notamment le taux d'occupation, le prix moyen par chambre (ADR), le revenu par chambre disponible (RevPAR) et les tendances saisonnières. Comprenez quels types de chambres performent le mieux, repérez les périodes creuses et prenez des décisions tarifaires fondées sur des données réelles.
Gestion multi-établissements
Gérez chaque établissement de façon indépendante avec ses propres chambres, son personnel, ses réservations et ses stocks, tout en maintenant un reporting centralisé et une consolidation financière sur tout votre parc. Passez d'un établissement à plusieurs sans perdre le contrôle.
Gestion du personnel et des rôles
Définissez des rôles propres à l'hôtellerie, notamment Propriétaire, Administrateur, Manager, Réception, Personnel d'entretien et Maintenance. Contrôlez l'accès avec des permissions précises pour que le personnel de réception voie les réservations, le personnel d'entretien voie les tâches de chambre et les managers voient tout ce dont ils ont besoin.
Présence du personnel
Suivez les heures de pointage à l'entrée et à la sortie des employés sur tous les établissements. Surveillez les retards, générez des rapports de présence par employé ou par service, et utilisez les données pour améliorer la planification et la gestion des effectifs.
Paie
Automatisez les calculs de salaire avec prise en charge des déductions, des retenues fiscales, des heures supplémentaires et des primes. Générez des bulletins de paie professionnels pour chaque membre de l'équipe et conservez un historique de paie complet. Éliminez les tableurs manuels et les erreurs de calcul.
Suivi des dépenses
Enregistrez et catégorisez les dépenses opérationnelles, des services publics et réparations aux fournitures et au marketing. Générez des rapports de dépenses par catégorie, établissement ou période pour comprendre votre structure de coûts et trouver des économies.
Comptabilité en partie double
Tenez un plan comptable en bonne et due forme, enregistrez les écritures de journal et générez des rapports financiers, dont le compte de résultat, le bilan et le flux de trésorerie. Gardez vos comptes exacts et prêts pour un audit, sans logiciel de comptabilité séparé.
Assistant hôtelier IA
Posez des questions sur les opérations de votre hôtel en langage courant. « Quel est notre taux d'occupation ce mois-ci ? » ou « Quels types de chambres ont le plus de réservations ? » Obtenez des réponses instantanées à partir de vos données en direct, sans créer de rapports ni naviguer dans les menus.
Automatisation des flux
Configurez des déclencheurs qui gèrent automatiquement les tâches courantes. Lorsqu'un client effectue son départ, l'entretien est notifié. Lorsqu'une réservation est confirmée, un message de confirmation est envoyé. Réduisez la coordination manuelle et veillez à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.
Messagerie interne
Communiquez avec votre équipe en temps réel, entre les services et les établissements. Coordonnez la réception, l'entretien des chambres et la maintenance sans appels téléphoniques ni notes papier. Gardez tout le monde aligné et réactif.
Gestion des documents
Téléchargez et organisez les contrats, licences, documents d'assurance et plus encore. Générez des factures professionnelles, des notes clients et des reçus directement depuis le système. Gardez tous vos fichiers importants accessibles et organisés.
Notifications et alertes
Recevez des alertes automatiques pour les confirmations de réservation, les départs à venir, les paiements en retard, les échéances de maintenance et les niveaux de stock faibles. Gardez votre équipe proactive et vos clients informés à chaque étape de leur séjour.
Journal d'audit
Chaque action dans le système est enregistrée avec l'utilisateur, l'horodatage et les détails de la modification. Suivez qui a modifié une réservation, ajusté un tarif, traité un remboursement ou changé le statut d'une chambre. Maintenez une traçabilité complète sur l'ensemble de votre exploitation.
Gestion des congés
Gérez les demandes de congé du personnel et leurs validations de façon numérique. Les employés soumettent leurs demandes, les managers approuvent ou refusent, et le système suit les soldes restants. Planifiez les effectifs autour des jours fériés et des absences avec une visibilité totale.
Gestion des équipes
Planifiez les équipes de réception, d'entretien des chambres et de maintenance sur tous les établissements. Assurez une couverture 24h/24 et 7j/7 à la réception, planifiez les rotations de nettoyage et affectez le personnel de maintenance d'astreinte. Évitez les vides et gardez les opérations fluides.
Évaluations de performance
Menez des évaluations structurées pour votre équipe hôtelière avec notes, retours écrits et fixation d'objectifs. Documentez les performances dans le temps, reconnaissez un service remarquable et soutenez le développement du personnel dans chaque service.
Annonces
Publiez des annonces à toute votre équipe ou à des établissements et services précis. Partagez des mises à jour de politique, des calendriers d'événements, des alertes clients VIP ou des nouvelles de l'entreprise. Veillez à ce que les informations critiques atteignent les bonnes personnes au bon moment.
Paramètres et image de marque
Personnalisez la plateforme avec le nom, le logo, les couleurs de marque, la devise préférée, le fuseau horaire et la langue de votre hôtel. Tous les documents destinés aux clients, factures et notes portent votre image de marque pour une expérience professionnelle et cohérente.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que Fiap Systems Hotel ?
Fiap Systems Hotel est une plateforme complète de gestion hôtelière et de lodge qui réunit le système de réservation, les arrivées et départs à la réception, l'entretien des chambres et la gestion des clients dans un seul système. Elle inclut aussi un calendrier des réservations, les réservations de groupe, la facturation, la gestion des baux et la comptabilité en partie double, pour gérer un établissement de l'arrivée au départ sur une seule plateforme.
Le système hôtelier fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. L'édition Hors ligne plus synchronisation Cloud permet aux réservations, à la réception et à la facturation de fonctionner sans internet, puis se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. Il existe aussi une édition Hors ligne autonome qui fonctionne entièrement sur vos propres ordinateurs et ne nécessite aucune connexion internet.
Dans quelles devises le système hôtelier est-il facturé ?
Les tarifs sont affichés dans votre devise locale, notamment FCFA, Naira, Cedi, Rand, Shilling kényan et plus encore, détectée automatiquement selon votre localisation. Les notes des clients peuvent être réglées par mobile money comme MoMo et Orange Money, ainsi qu'en espèces, par carte et par virement bancaire.
Prend-il en charge les réservations et l'entretien des chambres ?
Oui. Le système de réservation gère les réservations avec dates d'arrivée et de départ, rattachement des clients et suivi des statuts, le tout visible sur un calendrier des réservations à code couleur qui évite les doubles réservations. L'entretien des chambres suit chaque chambre à travers les états propre, sale, inspectée et hors service, avec des tâches affectées au personnel et une vérification par l'inspecteur avant que les chambres ne redeviennent disponibles.
Peut-il gérer plusieurs établissements ?
Oui. La prise en charge multi-établissements gère chaque établissement de façon indépendante avec ses propres chambres, son personnel, ses réservations et ses stocks, tout en maintenant un reporting centralisé et une consolidation financière sur tout votre parc. Vous pouvez passer d'un établissement à plusieurs sans perdre le contrôle.
Autres secteurs que nous couvrons
Prêt à rehausser l'expérience de vos clients ?
Découvrez comment Fiap Systems aide les hôtels et lodges à maximiser le taux d'occupation, à fluidifier les opérations et à ravir chaque client, avec une démo en direct adaptée à votre établissement.