Logiciel de gestion scolaire au Cameroun Bulletins, frais de scolarité et les deux sous-systèmes, dans un seul logiciel.
Classes francophones et anglophones côte à côte, bulletins au format officiel, notes validées par le chef de département, et des frais que les parents paient par MTN MoMo ou Orange Money, avec un reçu pour chaque versement.
- La semaine des bulletins, ce sont des nuits à recopier les notes et à calculer les moyennes à la main.
- Un parent dit qu'il a payé. Le carnet de reçus dit le contraire.
- Vous apprenez par les élèves qu'un enseignant a manqué un cours, des semaines plus tard.
Un accès web à l'un de nos comptes de démonstration, déjà rempli de données d'exemple. Rien à installer.
Logiciel de gestion scolaire au Cameroun : une édition de Fiap Systems, la plateforme de gestion tout-en-un pour les PME africaines. Elle réunit 38 modules propres au métier et 17 modules de gestion communs à toutes les éditions, sur web, mobile et desktop, avec des tarifs dans votre monnaie locale.
Six raisons de gérer votre établissement avec Fiap
Pensé pour les écoles camerounaises : deux sous-systèmes, formats officiels, frais payés par mobile money.
Deux sous-systèmes, bulletins officiels
Chaque classe est francophone ou anglophone avec sa propre notation, les deux cursus nationaux sont intégrés, et les bulletins suivent le format officiel : coefficients, notes sur 20, appréciation, rang et moyenne de classe.
Notes validées par le chef de département
Les enseignants soumettent, le chef de département valide. Personne ne valide ses propres notes, les notes validées sont verrouillées et seules elles figurent au bulletin.
Frais par MoMo et Orange Money
Les parents paient depuis le portail parents, l'application parents ou un lien de paiement sans connexion. Chaque paiement indique l'élève concerné, un paiement ne peut jamais dépasser le solde, et chaque versement reçoit un reçu numéroté. Un parent qui a déjà payé l'établissement par MoMo ou à la banque le déclare avec la référence, et l'économe le confirme sur le relevé avant que quoi que ce soit ne soit crédité.
Des attestations vérifiables par tous
Attestations de scolarité, de fréquentation, de bonne conduite et de fin d'études avec numéro de série et QR code. L'éligibilité est vérifiée avant l'émission, par exemple frais soldés et aucun dossier disciplinaire ouvert. Les bulletins et les reçus de frais peuvent aussi être partagés par lien et portent un QR code.
Les rapports au ministère sans ressaisie
Le recensement EMIS en fichier Excel, les listes de candidats avec le lieu de naissance et les taux de réussite aux examens officiels, et les tableaux de bord d'inspection pour les groupes d'établissements. Avant l'inscription, un contrôle liste chaque élève dont le dossier serait refusé, par exemple un matricule manquant ou mal saisi, ou le même élève enregistré deux fois.
Savoir qui est en classe
La présence des enseignants est enregistrée à chaque cours avec les remplacements, et le parent de chaque élève absent reçoit le jour même une alerte par WhatsApp, via le compte de l'établissement, même quand plusieurs élèves manquent au même appel.
Fiap face à WhatsApp + cahier
Beaucoup d'établissements tournent encore avec des registres, des carnets de reçus, Excel et des groupes WhatsApp. Voici ce qui change.
Gardez WhatsApp pour le groupe des parents. Laissez Fiap tenir les notes et les frais.
Vos données restent les vôtres
Une école détient les dossiers de mineurs, des notes qui décident d'un avenir et les frais payés par les parents. Voici les contrôles intégrés à Fiap, pas des promesses de brochure.
Séparé de toutes les autres entreprises
Vos données n'appartiennent qu'à votre compte. Chaque connexion porte votre compte, le serveur ne lit et n'écrit qu'à l'intérieur de celui-ci, et une requête qui n'en porte pas est refusée et journalisée comme incident critique. Un ordinateur de bureau ne peut synchroniser que son propre compte, et ne peut ni nommer quelqu'un administrateur de la plateforme ni activer un module que vous n'avez pas pris.
Chaque rôle voit son travail
Les enseignants saisissent les notes, un chef de département les valide, et personne ne peut valider ses propres notes ni modifier sur place une note validée. Chef d'établissement, adjoint, économe ou comptable, surveillant général et inspecteur ont chacun leur vue, et parents et élèves ne voient dans le portail que leurs propres enfants ou eux-mêmes. Vous pouvez retirer un droit précis à une personne, ou lui en accorder un de plus dans une liste sûre.
Chaque campus voit les siens
Le personnel affecté à un campus voit ses élèves, ses classes, ses frais et ses présences, plus ce que vous tenez pour tout le groupe scolaire. Les données d'un autre campus restent hors de portée, même en cherchant. Le propriétaire voit tous les campus.
Chaque changement est consigné
Qui a fait quoi et quand, avec l'avant et l'après. La base de données elle-même refuse toute modification du journal d'audit, et chaque entrée porte un sceau que l'on peut revérifier depuis l'écran du journal. Notes soumises, validées, rejetées ou rouvertes, admissions, présences, passages de classe, discipline, changements d'emploi du temps et paiements de frais annulés laissent chacun leur propre entrée.
Mots de passe et clés sous clé
Les mots de passe sont stockés sous forme d'empreintes à sens unique, plusieurs mots de passe erronés bloquent le compte un moment, et les sessions de connexion tournent : une session volée est détectée et coupée. Vos clés de marchand Mobile Money et le mot de passe de votre messagerie sont chiffrés (AES-256-GCM) et ne sont jamais copiés sur un ordinateur de bureau. Parents et élèves peuvent protéger leur portail avec leur propre mot de passe ou un code à usage unique envoyé par e-mail, et le secrétariat peut réinitialiser ou retirer cet accès, ce qui ferme les sessions déjà ouvertes.
Surveillé jour et nuit
Un moniteur automatique vérifie chaque minute, jour et nuit, la base de données, la messagerie, les paiements Mobile Money, la comptabilité, les tâches planifiées et la synchronisation des ordinateurs. Il prévient l'équipe Fiap par e-mail en cas de problème et applique seul quelques corrections sans risque, comme relancer les messages bloqués ou refaire le contrôle du grand livre. Vos données sont sauvegardées chaque jour.
Tout ce que contient l'édition scolaire
Inscription des élèves
Constituez des dossiers complets pour chaque élève : nom, date de naissance, sexe, photo et adresse. Enregistrez les coordonnées du tuteur, notamment téléphone, e-mail et lien de parenté. Suivez les informations médicales, les dates d'inscription, les transferts et les départs. Chaque élève reçoit un identifiant unique (STU-XXXXXX) pour une identification facile dans tout le système. Le matricule national de la carte scolaire / MINESEC est aussi enregistré dans le dossier de chaque élève. Il est unique au sein de l'établissement, et les établissements secondaires peuvent le rendre obligatoire. Le lieu de naissance de chaque élève est aussi enregistré, car les offices d'examens le demandent. Imprimez la carte d'élève depuis sa fiche. L'identifiant de l'élève porte aussi une clé de contrôle, si bien qu'un numéro mal saisi ou mal lu est repéré.
Admissions
Traitez les demandes d'inscription en ligne du début à la fin. Saisissez les informations du candidat, son école précédente et la classe souhaitée. Suivez chaque demande à travers les étapes en attente, approuvée et refusée. Affectez automatiquement les élèves au bon établissement et transformez les candidats approuvés en élèves inscrits en un seul clic. Une fois la page web de l'établissement activée, les parents peuvent aussi y déposer une demande, en choisissant l'une des classes que vous avez ouvertes.
Concours / tests d'admission en ligne
Les établissements secondaires catholiques et privés peuvent organiser leur concours d'entrée en ligne : un candidat à Yaoundé ou à Douala compose sur son téléphone au lieu de se déplacer jusqu'à l'établissement. La page est légère et fonctionne sur les téléphones Android d'entrée de gamme. Chaque candidat reçoit un code personnel par e-mail et se connecte avec ce code et sa date de naissance ; aucun SMS. L'établissement fixe la plage horaire et la durée de l'épreuve, le temps imparti est tenu par le serveur, les réponses sont enregistrées au fur et à mesure, si bien qu'une coupure de connexion ne fait rien perdre, et l'épreuve ne s'ouvre que sur un appareil à la fois. Les questions peuvent être à choix multiples (une ou plusieurs réponses), vrai/faux, à réponse courte ou à réponse rédigée. Les QCM et les vrai/faux, ainsi que les réponses courtes dont les réponses acceptées sont fixées, sont corrigés automatiquement ; les enseignants corrigent les réponses rédigées, de façon anonyme si vous le souhaitez, par numéro de candidat et non par nom. Les résultats forment une liste classée exportable, les résultats et les décisions d'admission sont envoyés aux parents par e-mail, et admettre un candidat l'inscrit comme élève. Si vous demandez des frais de concours, le candidat les paie par Mobile Money (MTN MoMo ou Orange Money), et ils sont enregistrés dans la comptabilité de l'établissement. Pas de webcam : les changements d'onglet et les sorties de la page sont consignés pour le correcteur. Module en option, que l'établissement active.
Gestion des frais de scolarité
Définissez les structures de frais par classe et par trimestre : scolarité, inscription, frais de laboratoire, transport et examens. Configurez des cycles de facturation mensuels, trimestriels ou annuels avec des échéances précises et la prise en charge des frais récurrents. Suivez chaque paiement avec numéro de reçu et mode de règlement, et annulez les paiements erronés avec une traçabilité complète. Des règles automatiques de pénalités de retard s'appliquent aux factures échues, et des soldes tenant compte des exonérations gardent chaque chiffre exact pour qu'aucun frais ne passe à la trappe. Chaque paiement, y compris chaque versement d'un échéancier, génère son propre reçu numéroté indiquant le montant payé ce jour, le total payé à ce jour et le solde restant, que le personnel peut imprimer ou télécharger en PDF. Une fois les rappels activés, les parents peuvent être prévenus par e-mail un nombre d'heures choisi avant chaque échéance.
Passages de classe
Faites passer les élèves en toute sécurité vers l'année ou le trimestre suivant. Générez automatiquement les listes de passage selon les critères de notation, les présences ou une sélection manuelle. Gérez le passage des anciens élèves, mettez à jour les structures de classes en masse et reportez les soldes de frais sans accroc pour assurer la continuité scolaire sans casse-tête administratif. Une fois l'échelle des classes en place, chaque élève est proposé pour la classe suivante quand sa moyenne atteint la note de passage, pour le redoublement quand elle ne l'atteint pas ou qu'il n'a pas de notes, et pour la sortie depuis la dernière classe.
Suivi des présences
Enregistrez les présences quotidiennes par classe avec les statuts présent, absent et en retard. Générez des rapports détaillés par élève, par classe ou par période. Signalez automatiquement les élèves chroniquement absents pour que les enseignants et l'administration puissent intervenir tôt et garder les élèves sur la bonne voie.
Système de notation
Configurez des barèmes de notes avec des seuils personnalisés (A = 90-100, B = 80-89, etc.) et des valeurs de moyenne. Enregistrez les résultats d'examen par élève, matière, trimestre et type d'épreuve. Les pourcentages sont calculés automatiquement et les enseignants peuvent ajouter des appréciations personnalisées. Constituez un dossier scolaire complet pour chaque élève tout au long de son parcours. Classez les élèves dans leur classe et imprimez le relevé de notes d'un élève sur toutes les années passées dans l'établissement.
Analyses des notes
Visualisez l'évolution des résultats des élèves dans le temps, classez les élèves au sein de leur classe et approfondissez l'analyse matière par matière. Comparez les résultats d'un trimestre à l'autre pour repérer les progrès ou les baisses. Offrez aux enseignants et aux parents des informations claires et concrètes sur la progression scolaire.
Calendrier des examens
Planifiez les examens par classe, matière et trimestre, avec prise en charge des partiels, examens finaux, interrogations, devoirs et épreuves pratiques. Attribuez à chaque examen une date, une heure et un lieu précis. Fixez les notes maximales et tenez les élèves, enseignants et parents informés de chaque évaluation à venir.
Devoirs
Créez des devoirs rattachés à des classes, matières et enseignants précis. Ajoutez des titres, des consignes détaillées et des dates de remise. Marquez les devoirs comme actifs ou clos et conservez un suivi clair du travail scolaire tout au long de l'année.
Gestion de l'emploi du temps
Construisez des emplois du temps hebdomadaires avec affectation de la classe, de la matière, de l'enseignant et de la salle pour chaque créneau. Planifiez par jour de la semaine avec détection des conflits intégrée pour qu'aucun enseignant ni aucune salle ne soit réservé deux fois. Gérez les créneaux de manière centralisée et mettez à jour les emplois du temps en quelques secondes. Chaque cours enregistré est vérifié par rapport à la même classe, au même enseignant et à la même salle ce jour-là, et les conflits déjà présents dans l'emploi du temps sont listés pour que vous les corrigiez.
Gestion de la bibliothèque
Cataloguez toute votre bibliothèque avec titre, auteur, ISBN, catégorie, emplacement sur les rayons et nombre d'exemplaires. Suivez les emprunts et les retours avec des dates d'échéance et signalez automatiquement les ouvrages en retard. Sachez à tout moment combien d'exemplaires sont disponibles et gérez votre bibliothèque avec efficacité.
Portail parents
Donnez aux parents un accès sécurisé aux notes, aux présences, aux soldes de frais et aux annonces de l'école concernant leur enfant. Reliez les comptes parents aux profils des élèves pour que chaque parent ne voie que les informations de ses propres enfants. Renforcez la relation école-parents par la transparence et des mises à jour en temps réel. Les parents peuvent aussi ouvrir, imprimer et télécharger le reçu PDF numéroté de chaque paiement de frais dans le portail, et le partager ou l'enregistrer en PDF depuis l'application mobile. Un parent qui a payé sur le numéro MoMo de l'établissement ou à la banque déclare le paiement avec sa référence, et suit son statut jusqu'à la confirmation de l'économe. Parents et élèves peuvent protéger leur connexion avec leur propre mot de passe ou un code à usage unique envoyé sur leur e-mail ; un code par WhatsApp est proposé une fois le canal WhatsApp activé.
Gestion des classes et sections
Organisez les classes avec des codes uniques et des limites d'effectif. Affectez des matières à chaque classe avec leurs propres codes, puis reliez les enseignants aux classes et aux matières. Bâtissez une structure pédagogique claire qui maintient la planification, la notation et les rapports bien organisés dès le départ.
Gestion des enseignants
Tenez à jour des profils détaillés des enseignants avec identifiant du personnel, diplômes, spécialisations et dates d'embauche. Affectez les enseignants aux classes et aux matières et reliez leurs profils à des comptes utilisateurs pour l'accès au système. Centralisez toutes les informations sur le corps enseignant et gardez-les facilement accessibles.
Remplacements des enseignants
Suivez les affectations des enseignants remplaçants par classe, matière, date et période. Suivez chaque remplacement à travers les étapes en attente, approuvé, terminé et annulé. Consignez le motif de chaque remplacement pour que l'administration garde une visibilité complète sur les changements de personnel.
Dossiers disciplinaires
Consignez les incidents disciplinaires avec des catégories (mineur, modéré, grave), des descriptions détaillées et les mesures prises. Suivez chaque cas à travers les statuts ouvert, résolu et remonté. Signalez les incidents nécessitant une notification aux parents et conservez un historique comportemental complet pour chaque élève.
Gestion de l'internat et des dortoirs
Gérez les internats par type (garçons, filles ou mixte) avec des chambres organisées par étage et par capacité. Attribuez les lits à chaque élève et désignez un surveillant pour chaque internat. Gardez les dossiers d'hébergement bien organisés et assurez à chaque élève interne une affectation en bonne et due forme.
Gestion du bus et du transport
Gérez votre flotte de bus scolaires avec numéros de véhicule, plaques d'immatriculation, capacité, itinéraires, informations sur le chauffeur, heures de ramassage et de dépôt, et frais mensuels. Affectez les élèves aux bus avec des points de ramassage précis. Offrez aux parents la tranquillité d'esprit en sachant exactement comment leur enfant se rend à l'école et en revient. Chaque itinéraire a un tarif mensuel et un tarif trimestriel, et un arrêt peut avoir le sien. Facturez le transport d'un mois ou d'un trimestre sur les frais de chaque élève inscrit, payés à la caisse ou par MoMo comme tous les frais, sans jamais facturer deux fois le même mois ou le même trimestre.
Année scolaire et trimestres
Définissez les années scolaires avec dates de début et de fin, puis découpez-les en trimestres ou semestres. Indiquez l'année et le trimestre en cours pour que tout le système sache quelle période est active. Passez d'un trimestre à l'autre en douceur sans perdre aucune donnée historique.
Prise en charge multi-campus
Gérez plusieurs établissements scolaires depuis une seule plateforme centrale. Chaque campus fonctionne avec ses propres élèves, son personnel et ses finances, tandis que l'administration bénéficie d'une supervision et de rapports consolidés sur tout le réseau. Passez d'un campus à plusieurs sans changer de système.
Exonérations et bourses
Accordez des exonérations totales ou partielles et des bourses élève par élève, avec une trace d'approbation pour chacune. La réduction se reflète automatiquement dans les soldes et les relevés, pour que l'économat, les parents et les auditeurs voient toujours le même chiffre exact.
Échéanciers et relevés de frais
Fractionnez n'importe quel frais en un échéancier adapté à ce que les familles peuvent réellement payer. Imprimez à la demande des relevés de frais à l'image de votre établissement et suivez les paiements anticipés et les remises fratrie sans le moindre tableur. Chaque versement payé, même un seul sur 20, reçoit son propre reçu numéroté avec le montant payé ce jour, le total payé à ce jour et le solde restant, imprimable et téléchargeable en PDF.
Présence des enseignants
Suivez le pointage quotidien des enseignants pour que la direction sache qui est réellement devant une classe. Repérez tôt les absences répétées et protégez le temps d'enseignement sur chaque campus. La présence est enregistrée par cours, avec détection automatique des retards.
Recensement EMIS
Générez les déclarations de recensement des effectifs et du personnel exigées par les ministères de l'éducation, directement à partir des données réelles de l'école. Fini la course de fin d'année pour rapprocher les registres papier des formulaires officiels.
Rapports aux jurys d'examen
Préparez les listes officielles de candidats et les remontées de résultats destinées aux offices nationaux d'examens. Les informations des candidats sont puisées directement dans les dossiers des élèves, pour des envois complets, cohérents et dans les délais. La liste des candidats, à l'écran comme dans Excel, comprend le lieu de naissance de chaque candidat.
Rapports d'inspection
Produisez en quelques minutes des rapports prêts pour l'inspection, destinés aux inspecteurs scolaires et aux autorités éducatives. Présentez les effectifs, le personnel et les données académiques dans le format attendu par les organes de contrôle, sans des jours de préparation manuelle.
Avis aux parents
Envoyez en un clic les rappels de frais et l'avis « résultats publiés » à tous les parents d'une classe, par e-mail, et par WhatsApp dès que le WhatsApp de l'école est connecté. Les annonces de l'école arrivent aux familles par e-mail et dans le portail et l'application parents.
Attestations et certificats
Délivrez des attestations de scolarité, de fréquentation, de bonne conduite et de fin d'études, en français ou en anglais. Chaque document porte un numéro de série et un code QR que n'importe qui peut scanner pour le vérifier en ligne. L'attestation de bonne conduite est refusée tant que des frais restent impayés ou qu'un dossier disciplinaire est ouvert, et un document révoqué apparaît comme révoqué lors de la vérification.
Import des matricules carte scolaire
Importez les matricules de tout un effectif depuis un fichier Excel ou CSV, avec des en-têtes de colonnes en français ou en anglais. Un aperçu montre ce qui sera enregistré avant toute écriture. L'import rattache chaque matricule à l'élève déjà présent dans le système, retrouvé par son nom et sa date de naissance, au lieu de créer un doublon.
Profil de l'établissement et échelle des classes
Déclarez l'établissement comme maternelle et primaire, secondaire, ou les deux. Un clic crée l'échelle nationale des classes du sous-système francophone (de la Petite Section à la Terminale) ou anglophone (de Nursery 1 à Upper Sixth). Les établissements secondaires peuvent rendre obligatoire le matricule de la carte scolaire.
Déclarations de paiement
Un parent qui a payé sur le numéro MTN MoMo ou Orange Money de l'établissement, ou à la banque, le déclare depuis le portail parents avec la référence de la transaction : plus besoin de venir avec le bordereau. Rien n'est crédité tant que l'économe ne l'a pas vérifié sur le relevé et confirmé, pour le montant déclaré ou moins, ou rejeté avec un motif. Une déclaration ne peut jamais dépasser ce qui reste dû, et la même référence ne peut pas être déclarée deux fois, sauf si elle a été rejetée. Un paiement confirmé reçoit le même reçu numéroté que tout autre paiement.
Contrôle avant l'inscription aux examens
Avant d'inscrire des candidats à un examen officiel ou à la carte scolaire, une liste montre chaque élève dont le dossier serait refusé : d'abord pas de matricule ou pas de classe, puis un matricule mal saisi, un sexe qui n'est ni M ni F, une date de naissance peu plausible, des chiffres ou symboles dans un nom, un lieu de naissance manquant, ou le même élève enregistré deux fois. Filtrez par classe et exportez la liste vers Excel.
Bulletins et reçus vérifiables par QR
Partagez un bulletin ou un reçu de frais par lien ou code QR, ou envoyez-le par WhatsApp depuis votre propre téléphone, et imprimez-le avec le code QR. Celui qui le scanne voit seulement le nom de l'établissement, si le document est toujours valable, et pour un reçu son numéro, sa date et son montant, ou pour un bulletin l'année scolaire et le trimestre, jamais le nom de l'élève. Un bulletin porte aussi un court code de référence calculé à partir de ses notes, et la page de vérification affiche le même code pour comparaison.
Cantine
Des formules de repas à la journée, à la semaine, au trimestre ou au repas, et les élèves inscrits à chacune. Préparez le menu de la semaine, et le personnel de service coche les repas servis sur un registre du jour qui affiche la note d'allergie de chaque enfant. La facturation ajoute la cantine aux frais de chaque élève pour le trimestre ou les dates choisies, et aucun jour ni repas n'est jamais facturé deux fois. Les rapports montrent les repas servis et ce que coûte la cantine. Disponible en option.
PV de délibération
Le procès-verbal du conseil de classe pour un trimestre ou pour l'année, au format MINESEC : la moyenne sur 20 de chaque élève calculée sur les seules notes validées, le rang et la décision (admis, redouble ou exclu) avec une éventuelle distinction, ainsi que les membres du conseil. La feuille propose admis ou redouble selon la moyenne d'admission et signale les notes encore en attente de validation. Une fois définitif, le PV est figé ; le rouvrir demande un motif et laisse une trace. Imprimez-le ou exportez-le vers Excel.
Rapport statistique de fin d'année
Le rapport statistique de fin d'année, à partir de vos propres données : les effectifs par classe, par sexe et par âge, les redoublants, les résultats par classe tirés du PV de délibération (ou des notes validées), et le personnel enseignant par sexe et par statut. Exporté vers Excel avec des en-têtes en français et en anglais. Il ne contient que des chiffres, jamais le nom d'un élève.
Application du propriétaire sur le téléphone
L'application Fiap sur Android montre la journée au promoteur : les frais encaissés comparés à la veille et la façon dont les parents ont payé, ce qui reste dû après exonérations, le taux de recouvrement du trimestre, les élèves présents, les classes pas encore appelées, le personnel présent et la fréquentation de la cantine, les plus gros soldes et les paiements du jour. Les rapports sur 7 ou 30 jours montrent les frais encaissés jour par jour, l'encaissé moins les dépenses, le taux de présence et le recouvrement par classe et par type de frais. Les rôles enseignants n'y ont pas accès.
Et tout ce que chaque entreprise reçoit
Personnel, paie, dépenses, comptabilité, automatisations et assistant : le même socle commun aux huit éditions Fiap.
- Gestion du personnel et des rôles
- Présences du personnel
- Paie
- Suivi des dépenses
- Comptabilité en partie double
- Assistant scolaire IA
- Automatisation des flux
- Messagerie interne
- Gestion des documents
- Notifications et alertes
- Journal d'audit
- Gestion des congés
- Gestion des horaires
- Évaluations de performance
- Annonces
- Paramètres et personnalisation
- Application de bureau hors ligne
Ce que fait chacun
- Gestion du personnel et des rôles
- Sept rôles intégrés ou plus, dont Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire, Enseignant, Parent, Élève et Personnel, chacun avec des droits d'accès adaptés à son portail. Les enseignants voient les notes et les présences. Les parents voient les dossiers de leur enfant. Les administrateurs voient tout. Les bonnes personnes accèdent aux bonnes informations. Le propriétaire et les administrateurs peuvent aussi retirer un droit précis à une personne, ou lui en accorder un de plus dans une liste sûre, et chaque changement est journalisé.
- Présences du personnel
- Suivez les heures d'arrivée et de départ des employés avec détection automatique des retards. Générez des rapports de présence par jour, semaine ou mois et alimentez directement les calculs de paie avec ces données. La responsabilisation de chaque membre du personnel, chaque jour. Le personnel peut pointer lui-même son arrivée et son départ, à l'heure du serveur et non à celle du téléphone, et le rapport de présence totalise chaque personne sur n'importe quelle période, par service.
- Paie
- Automatisez les calculs de salaire avec prise en charge des retenues, primes, prélèvements fiscaux et cotisations employeur/employé. Calculez le salaire net avec précision et générez des bulletins de paie professionnels pour chaque membre du personnel. Gagnez des heures de travail manuel et assurez-vous que votre équipe est payée correctement et à temps. Les heures supplémentaires sont payées au taux de chaque personne et, si vous activez la règle, les absences non couvertes par un congé approuvé et les retards du registre de présence sont déduits de la paie, en lignes distinctes sur le bulletin.
- Suivi des dépenses
- Enregistrez et classez chaque dépense de l'école : loyer, services publics, salaires, fournitures, transport, marketing, entretien, taxes et assurances. Générez des rapports exportables qui montrent exactement où va votre budget et qui vous aident à anticiper l'avenir.
- Comptabilité en partie double
- Un plan comptable complet couvrant l'actif, le passif, les capitaux propres, les produits et les charges. Créez des écritures comptables avec validation automatique débit/crédit et générez des états financiers qui donnent à l'administration et aux membres du conseil une vision claire de la santé financière de l'école. Pour votre comptable : le bilan et le compte de résultat au format SYSCOHADA, ainsi que le journal, le grand livre et la balance exportés pour Sage ou Ciel. Un tableau des flux de trésorerie est aussi tiré des écritures comptabilisées.
- Assistant scolaire IA
- Posez des questions sur les élèves, les présences, les frais ou les notes en langage courant et obtenez des réponses instantanées. « Combien d'élèves sont absents aujourd'hui ? » ou « Quelle classe a la meilleure moyenne ce trimestre ? » L'IA comprend les données de votre école et livre des analyses en quelques secondes.
- Automatisation des flux
- Mettez en place des règles « si-alors » qui se déclenchent automatiquement lorsqu'un événement survient. Quand un élève est marqué absent 3 jours d'affilée, prévenez le parent. Quand un paiement de frais est en retard, envoyez un rappel. Éliminez les tâches répétitives et laissez le système gérer la routine.
- Messagerie interne
- Messagerie en temps réel pour le personnel, les parents et les élèves, avec messages directs et discussions de groupe. Partagez des fichiers, des images et des mises à jour sans quitter le système. Gardez la communication organisée et accessible à tous ceux qui en ont besoin.
- Gestion des documents
- Téléversez et gérez les documents scolaires par catégorie. Générez des bulletins, des certificats et des courriers officiels à partir de modèles. Conservez chaque document important dans un emplacement unique, organisé et consultable, accessible à tout moment par les membres du personnel autorisés.
- Notifications et alertes
- Alertes automatiques pour les frais de scolarité en retard, les absences des élèves, les examens à venir et les annonces de toute l'école. Parents, enseignants et administrateurs reçoivent chacun les notifications qui les concernent. Personne ne rate une information cruciale.
- Journal d'audit
- Chaque action dans le système est enregistrée avec l'utilisateur qui l'a effectuée, ce qui a changé et un horodatage précis. Filtrez par fonctionnalité, par utilisateur ou par période pour examiner n'importe quelle activité. Une transparence totale pour l'administration et les obligations de conformité. La base de données elle-même refuse toute modification d'une entrée d'audit, et chaque entrée porte un sceau que l'écran du journal d'audit peut revérifier.
- Gestion des congés
- Traitez les demandes de congé du personnel : congés annuels, jours de maladie, congé maternité, congé paternité et congé sans solde. Des circuits de validation garantissent une autorisation appropriée et les soldes de congés se mettent à jour automatiquement pour que les responsables connaissent toujours la disponibilité de l'équipe.
- Gestion des horaires
- Définissez les horaires de travail et affectez les membres du personnel à des plages précises par date. Visualisez l'ensemble du planning dans un calendrier pour repérer les manques de couverture et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes entre les services et les campus.
- Évaluations de performance
- Menez des évaluations structurées pour les enseignants et le personnel avec notes, commentaires écrits, fixation d'objectifs et suivi des périodes d'évaluation. Constituez un historique de performance qui aide les responsables de l'école à développer les talents, reconnaître l'excellence et traiter les axes de progrès. Créez vos propres critères d'évaluation, pondérés jusqu'à 100, notez chacun d'eux et suivez chaque objectif jusqu'à « atteint » ou « manqué ».
- Annonces
- Diffusez des annonces à toute l'école avec des niveaux de priorité et des audiences ciblées. Envoyez des mises à jour à tous les utilisateurs, ou limitez l'audience aux parents seulement, aux enseignants seulement ou aux élèves seulement. Épinglez les messages essentiels en haut et fixez des dates d'expiration pour que les informations obsolètes disparaissent automatiquement.
- Paramètres et personnalisation
- Personnalisez le système avec le nom de votre école, votre logo, vos couleurs, votre devise, votre fuseau horaire et votre langue. Chaque bulletin, reçu et écran reflète l'identité de votre établissement, offrant aux élèves, aux parents et au personnel une expérience soignée et professionnelle.
- Application de bureau hors ligne
- L'application de bureau Windows continue de fonctionner sans internet. À partir de la version 1.3.0, c'est une copie complète de votre compte, dans les deux sens : vos écrans de gestion fonctionnent hors ligne, et ce qui a été fait sur l'ordinateur et dans le cloud se rejoint au retour de la connexion, l'argent n'étant comptabilisé qu'une fois et le stock compté une fois, même quand deux ordinateurs ont travaillé hors ligne en même temps. Les actions qui ont besoin d'internet par nature, comme une demande de paiement Mobile Money ou l'envoi d'un e-mail, fonctionnent depuis l'ordinateur quand il est en ligne, et il le signale quand il ne l'est pas.
Une grille tarifaire pensée pour votre métier
Chaque secteur est tarifé selon ce qui fait réellement tourner son activité. Les prix sont affichés en dollars US et dans votre monnaie locale.
Tarifs écoles
Tarif par élève. Les comptes du personnel sont illimités ; les portails parents et élèves, l'application mobile, les reçus et les attestations sont inclus. Payez au mois, au trimestre (3 paiements par an) ou à l'année (2 mois offerts).
Jusqu'à 150 élèves
- Jusqu'à 150 élèves
- Comptes du personnel illimités
- Portails parents + élèves
- Application mobile incluse
- Reçus & attestations inclus
- 10 Go de stockage + 1 Go par tranche de 100 élèves
- App desktop pour 1 ordinateur (connexion au moins tous les 14 jours)
De 151 à 1 000 élèves
- Tout ce que comprend le prix fixe
- Vous ne payez que les élèves inscrits
- Comptes du personnel illimités
- +1 Go de stockage par tranche de 100 élèves
- Sauvegardes automatiques & mises à jour gratuites
Au-delà de 1 000 élèves
- Tout ce que comprend le prix fixe
- Tarif réduit au-delà de 1 000 élèves
- Comptes du personnel illimités
- +1 Go de stockage par tranche de 100 élèves
- Sauvegardes automatiques & mises à jour gratuites
Calculez le tarif de votre école
$15 jusqu'à 150 élèves, puis $0.12 par élève jusqu'à 1 000 et $0.08 par élève au-delà.
- 120 élèves$15/mois
- 200 élèves$21/mois
- 500 élèves$57/mois
- 1 000 élèves$117/mois
- 2 000 élèves$197/mois
Chaque offre cloud comprend les applications web et mobile, l'app desktop (1 ordinateur, sauf si votre offre en prévoit davantage), les sauvegardes automatiques et les mises à jour gratuites.
Les prix excluent l'intégration, l'installation, la formation et le support, qui sont facturés séparément.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que Fiap Systems Edutech ?
Fiap Systems Edutech est une plateforme complète de gestion scolaire qui prend en charge l'inscription des élèves, la gestion des frais de scolarité, le système de notation et le suivi des présences dans un seul système connecté. Elle inclut aussi un portail parents, les emplois du temps, la gestion de la bibliothèque, les passages de classe, la paie et la comptabilité en partie double, pour gérer pédagogie et administration ensemble.
En quoi est-ce mieux que WhatsApp, Excel et un carnet de reçus ?
Ces outils contiennent ce que quelqu'un y saisit. Fiap fait le calcul : les bulletins sont calculés à partir des notes validées au format officiel, chaque paiement reçoit un reçu numéroté et met à jour le solde que voient les parents, les paiements mobile money sont imputés automatiquement à l'élève et les alertes d'absence partent le jour même. Gardez WhatsApp pour le groupe des parents ; laissez Fiap tenir les notes et les frais.
Puis-je essayer avant de payer ?
Oui. Demandez un accès démo et nous vous ouvrons une école de démonstration sur le web, déjà remplie de données d'exemple. Rien à installer.
Le système scolaire fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. L'édition Hors ligne plus synchronisation Cloud permet aux présences, à la notation et à l'encaissement des frais de fonctionner sans internet, puis se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. À partir de la version 1.3.0, l'application de bureau est une copie complète de votre compte, dans les deux sens : la cantine, la facturation du transport, les lignes de frais d'un seul élève, le PV de délibération et les déclarations de paiement envoyées par les parents fonctionnent aussi hors ligne, et le conseil de classe n'est clôturé qu'une fois, même quand deux ordinateurs ont travaillé hors ligne. Ce qui a besoin d'internet par nature, comme un lien de bulletin ou de reçu partagé, un lien de paiement pour un élève, un paiement Mobile Money ou un rappel par e-mail, fonctionne depuis l'ordinateur quand il est en ligne, et il le signale quand il ne l'est pas. Les parents et les élèves se connectent toujours au portail en ligne. Il existe aussi une édition Hors ligne autonome qui fonctionne entièrement sur vos propres ordinateurs et ne nécessite aucune connexion internet.
Dans quelles devises le système scolaire est-il facturé ?
Les tarifs sont affichés dans votre devise locale, notamment FCFA, Naira, Cedi, Rand, Shilling kényan et plus encore, détectée automatiquement selon votre localisation. Les frais de scolarité peuvent être encaissés par mobile money comme MoMo et Orange Money, ainsi qu'en espèces et par virement bancaire.
Les frais peuvent-ils être payés en plusieurs fois, avec exonérations et remises ?
Oui. Les frais peuvent être fractionnés en échéanciers, et l'école peut accorder des exonérations totales ou partielles et des bourses par élève, appliquer des remises fratrie et suivre les paiements anticipés. Les soldes se mettent à jour automatiquement pour refléter chaque réduction, et des relevés de frais à l'image de l'établissement peuvent être imprimés pour les parents à tout moment.
Existe-t-il un portail parents pour les notes et les frais ?
Oui. Le portail parents donne aux parents un accès sécurisé pour consulter les notes, les présences, les soldes de frais et les annonces de l'école concernant leur enfant. Les comptes parents sont reliés aux profils des élèves, de sorte que chaque parent ne voit que les informations de ses propres enfants, avec des mises à jour en temps réel. Les parents peuvent protéger leur connexion avec leur propre mot de passe ou un code à usage unique envoyé par e-mail.
Peut-il générer des bulletins et gérer plusieurs campus ?
Oui. Le système de notation constitue un dossier scolaire complet par élève et génère bulletins et certificats à partir de modèles. La prise en charge multi-campus gère plusieurs établissements depuis une seule plateforme, chacun avec ses propres élèves, son personnel et ses finances, tandis que l'administration bénéficie d'une supervision consolidée sur tout le réseau.
Le système gère-t-il le matricule de la carte scolaire pour les établissements secondaires ?
Oui. Le matricule national de la carte scolaire / MINESEC est enregistré pour chaque élève et il est unique au sein de l'établissement ; un établissement secondaire peut le rendre obligatoire. Tout un effectif peut être importé depuis Excel ou CSV, avec des en-têtes de colonnes en français ou en anglais et un aperçu avant tout enregistrement. L'import retrouve les élèves déjà présents dans le système par leur nom et leur date de naissance et leur rattache le matricule au lieu de les dupliquer.
Les parents reçoivent-ils un reçu pour chaque versement ?
Oui. Chaque paiement, même un seul versement sur 20, reçoit son propre reçu numéroté indiquant le montant payé ce jour, le total payé à ce jour et le solde restant. Le personnel peut l'imprimer ou le télécharger en PDF, les parents peuvent faire de même dans le portail parents, et l'application mobile permet de partager ou d'enregistrer le PDF.
Comment un employeur ou un autre établissement vérifie-t-il une attestation ?
Chaque attestation porte un numéro de série et un code QR. N'importe qui peut scanner le code pour vérifier le document en ligne, et un document révoqué apparaît comme révoqué. Les attestations de scolarité, de fréquentation, de bonne conduite et de fin d'études sont délivrées en français ou en anglais, et l'attestation de bonne conduite est refusée tant que des frais restent impayés ou qu'un dossier disciplinaire est ouvert.
Un parent a payé à la banque ou par MoMo en dehors de l'application. Comment est-ce crédité ?
Le parent déclare le paiement dans le portail parents avec la référence de la transaction. Rien n'est crédité tant que l'économe ne l'a pas vérifié sur le relevé de l'établissement et confirmé ; l'économe peut aussi confirmer un montant inférieur ou le rejeter avec un motif. Un paiement confirmé reçoit le même reçu numéroté que tout autre paiement, et la même référence ne peut pas être déclarée deux fois, sauf si elle a été rejetée.
Comment éviter que les inscriptions aux examens soient renvoyées ?
Lancez le contrôle avant l'inscription. Il liste chaque élève dont le dossier serait refusé, les problèmes bloquants d'abord : pas de matricule ou pas de classe, puis un matricule mal saisi, une date de naissance peu plausible, un lieu de naissance manquant ou le même élève enregistré deux fois. Vous pouvez exporter la liste vers Excel, corriger les dossiers, puis exporter la liste des candidats avec le lieu de naissance.
Produit-il le PV de délibération et le rapport statistique de fin d'année ?
Oui. Le procès-verbal du conseil de classe se construit par classe, pour un trimestre ou pour l'année, à partir des seules notes validées, avec la moyenne sur 20 de chaque élève, le rang et la décision du conseil, et il est figé une fois définitif. Le rapport statistique compte ensuite les effectifs par classe, par sexe et par âge, les redoublants, les résultats par classe et le personnel enseignant, et s'exporte vers Excel. Aucun des deux ne demande de ressaisir des notes ou des listes à la main.
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