Système Edutech
La plateforme complète pour gérer un établissement scolaire moderne. Gérez l'inscription des élèves, l'encaissement des frais de scolarité, la notation, les présences, les emplois du temps et la communication avec les parents, le tout accompagné d'outils intégrés de passage de classe, de paie, de comptabilité et d'administration. Que vous dirigiez un seul campus ou un réseau d'établissements, tout se connecte dans un seul système.
Système Edutech fait partie de Fiap Systems, une plateforme de gestion tout-en-un pour les PME africaines. Elle réunit 36 modules spécialisés et un socle de gestion commun, sur web, mobile et desktop, avec des tarifs dans votre monnaie locale.
Tout ce dont vous avez besoin pour piloter votre établissement
Inscription des élèves
Constituez des dossiers complets pour chaque élève : nom, date de naissance, sexe, photo et adresse. Enregistrez les coordonnées du tuteur, notamment téléphone, e-mail et lien de parenté. Suivez les informations médicales, les dates d'inscription, les transferts et les départs. Chaque élève reçoit un identifiant unique (STU-XXXXXX) pour une identification facile dans tout le système.
Admissions
Traitez les demandes d'inscription en ligne du début à la fin. Saisissez les informations du candidat, son école précédente et la classe souhaitée. Suivez chaque demande à travers les étapes en attente, approuvée et refusée. Affectez automatiquement les élèves au bon établissement et transformez les candidats approuvés en élèves inscrits en un seul clic.
Gestion des frais de scolarité
Définissez les structures de frais par classe et par trimestre : scolarité, inscription, frais de laboratoire, transport et examens. Configurez des cycles de facturation mensuels, trimestriels ou annuels avec des échéances précises et la prise en charge des frais récurrents. Suivez chaque paiement avec numéro de reçu et mode de règlement. Surveillez les soldes impayés pour qu'aucun frais ne passe à la trappe.
Passages de classe
Faites passer les élèves en toute sécurité vers l'année ou le trimestre suivant. Générez automatiquement les listes de passage selon les critères de notation, les présences ou une sélection manuelle. Gérez le passage des anciens élèves, mettez à jour les structures de classes en masse et reportez les soldes de frais sans accroc pour assurer la continuité scolaire sans casse-tête administratif.
Suivi des présences
Enregistrez les présences quotidiennes par classe avec les statuts présent, absent et en retard. Générez des rapports détaillés par élève, par classe ou par période. Signalez automatiquement les élèves chroniquement absents pour que les enseignants et l'administration puissent intervenir tôt et garder les élèves sur la bonne voie.
Système de notation
Configurez des barèmes de notes avec des seuils personnalisés (A = 90-100, B = 80-89, etc.) et des valeurs de moyenne. Enregistrez les résultats d'examen par élève, matière, trimestre et type d'épreuve. Les pourcentages sont calculés automatiquement et les enseignants peuvent ajouter des appréciations personnalisées. Constituez un dossier scolaire complet pour chaque élève tout au long de son parcours.
Analyses des notes
Visualisez l'évolution des résultats des élèves dans le temps, classez les élèves au sein de leur classe et approfondissez l'analyse matière par matière. Comparez les résultats d'un trimestre à l'autre pour repérer les progrès ou les baisses. Offrez aux enseignants et aux parents des informations claires et concrètes sur la progression scolaire.
Calendrier des examens
Planifiez les examens par classe, matière et trimestre, avec prise en charge des partiels, examens finaux, interrogations, devoirs et épreuves pratiques. Attribuez à chaque examen une date, une heure et un lieu précis. Fixez les notes maximales et tenez les élèves, enseignants et parents informés de chaque évaluation à venir.
Devoirs
Créez des devoirs rattachés à des classes, matières et enseignants précis. Ajoutez des titres, des consignes détaillées et des dates de remise. Marquez les devoirs comme actifs ou clos et conservez un suivi clair du travail scolaire tout au long de l'année.
Gestion de l'emploi du temps
Construisez des emplois du temps hebdomadaires avec affectation de la classe, de la matière, de l'enseignant et de la salle pour chaque créneau. Planifiez par jour de la semaine avec détection des conflits intégrée pour qu'aucun enseignant ni aucune salle ne soit réservé deux fois. Gérez les créneaux de manière centralisée et mettez à jour les emplois du temps en quelques secondes.
Gestion de la bibliothèque
Cataloguez toute votre bibliothèque avec titre, auteur, ISBN, catégorie, emplacement sur les rayons et nombre d'exemplaires. Suivez les emprunts et les retours avec des dates d'échéance et signalez automatiquement les ouvrages en retard. Sachez à tout moment combien d'exemplaires sont disponibles et gérez votre bibliothèque avec efficacité.
Portail parents
Donnez aux parents un accès sécurisé aux notes, aux présences, aux soldes de frais et aux annonces de l'école concernant leur enfant. Reliez les comptes parents aux profils des élèves pour que chaque parent ne voie que les informations de ses propres enfants. Renforcez la relation école-parents par la transparence et des mises à jour en temps réel.
Gestion des classes et sections
Organisez les classes avec des codes uniques et des limites d'effectif. Affectez des matières à chaque classe avec leurs propres codes, puis reliez les enseignants aux classes et aux matières. Bâtissez une structure pédagogique claire qui maintient la planification, la notation et les rapports bien organisés dès le départ.
Gestion des enseignants
Tenez à jour des profils détaillés des enseignants avec identifiant du personnel, diplômes, spécialisations et dates d'embauche. Affectez les enseignants aux classes et aux matières et reliez leurs profils à des comptes utilisateurs pour l'accès au système. Centralisez toutes les informations sur le corps enseignant et gardez-les facilement accessibles.
Remplacements des enseignants
Suivez les affectations des enseignants remplaçants par classe, matière, date et période. Suivez chaque remplacement à travers les étapes en attente, approuvé, terminé et annulé. Consignez le motif de chaque remplacement pour que l'administration garde une visibilité complète sur les changements de personnel.
Dossiers disciplinaires
Consignez les incidents disciplinaires avec des catégories (mineur, modéré, grave), des descriptions détaillées et les mesures prises. Suivez chaque cas à travers les statuts ouvert, résolu et remonté. Signalez les incidents nécessitant une notification aux parents et conservez un historique comportemental complet pour chaque élève.
Gestion de l'internat et des dortoirs
Gérez les internats par type (garçons, filles ou mixte) avec des chambres organisées par étage et par capacité. Attribuez les lits à chaque élève et désignez un surveillant pour chaque internat. Gardez les dossiers d'hébergement bien organisés et assurez à chaque élève interne une affectation en bonne et due forme.
Gestion du bus et du transport
Gérez votre flotte de bus scolaires avec numéros de véhicule, plaques d'immatriculation, capacité, itinéraires, informations sur le chauffeur, heures de ramassage et de dépôt, et frais mensuels. Affectez les élèves aux bus avec des points de ramassage précis. Offrez aux parents la tranquillité d'esprit en sachant exactement comment leur enfant se rend à l'école et en revient.
Année scolaire et trimestres
Définissez les années scolaires avec dates de début et de fin, puis découpez-les en trimestres ou semestres. Indiquez l'année et le trimestre en cours pour que tout le système sache quelle période est active. Passez d'un trimestre à l'autre en douceur sans perdre aucune donnée historique.
Gestion du personnel et des rôles
Sept rôles intégrés ou plus, dont Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire, Enseignant, Parent, Élève et Personnel, chacun avec des droits d'accès adaptés à son portail. Les enseignants voient les notes et les présences. Les parents voient les dossiers de leur enfant. Les administrateurs voient tout. Les bonnes personnes accèdent aux bonnes informations.
Présences du personnel
Suivez les heures d'arrivée et de départ des employés avec détection automatique des retards. Générez des rapports de présence par jour, semaine ou mois et alimentez directement les calculs de paie avec ces données. La responsabilisation de chaque membre du personnel, chaque jour.
Paie
Automatisez les calculs de salaire avec prise en charge des retenues, primes, prélèvements fiscaux et cotisations employeur/employé. Calculez le salaire net avec précision et générez des bulletins de paie professionnels pour chaque membre du personnel. Gagnez des heures de travail manuel et assurez-vous que votre équipe est payée correctement et à temps.
Suivi des dépenses
Enregistrez et classez chaque dépense de l'école : loyer, services publics, salaires, fournitures, transport, marketing, entretien, taxes et assurances. Générez des rapports exportables qui montrent exactement où va votre budget et qui vous aident à anticiper l'avenir.
Comptabilité en partie double
Un plan comptable complet couvrant l'actif, le passif, les capitaux propres, les produits et les charges. Créez des écritures comptables avec validation automatique débit/crédit et générez des états financiers qui donnent à l'administration et aux membres du conseil une vision claire de la santé financière de l'école.
Assistant scolaire IA
Posez des questions sur les élèves, les présences, les frais ou les notes en langage courant et obtenez des réponses instantanées. « Combien d'élèves sont absents aujourd'hui ? » ou « Quelle classe a la meilleure moyenne ce trimestre ? » L'IA comprend les données de votre école et livre des analyses en quelques secondes.
Automatisation des flux
Mettez en place des règles « si-alors » qui se déclenchent automatiquement lorsqu'un événement survient. Quand un élève est marqué absent 3 jours d'affilée, prévenez le parent. Quand un paiement de frais est en retard, envoyez un rappel. Éliminez les tâches répétitives et laissez le système gérer la routine.
Messagerie interne
Messagerie en temps réel pour le personnel, les parents et les élèves, avec messages directs et discussions de groupe. Partagez des fichiers, des images et des mises à jour sans quitter le système. Gardez la communication organisée et accessible à tous ceux qui en ont besoin.
Gestion des documents
Téléversez et gérez les documents scolaires par catégorie. Générez des bulletins, des certificats et des courriers officiels à partir de modèles. Conservez chaque document important dans un emplacement unique, organisé et consultable, accessible à tout moment par les membres du personnel autorisés.
Notifications et alertes
Alertes automatiques pour les frais de scolarité en retard, les absences des élèves, les examens à venir et les annonces de toute l'école. Parents, enseignants et administrateurs reçoivent chacun les notifications qui les concernent. Personne ne rate une information cruciale.
Journal d'audit
Chaque action dans le système est enregistrée avec l'utilisateur qui l'a effectuée, ce qui a changé et un horodatage précis. Filtrez par fonctionnalité, par utilisateur ou par période pour examiner n'importe quelle activité. Une transparence totale pour l'administration et les obligations de conformité.
Gestion des congés
Traitez les demandes de congé du personnel : congés annuels, jours de maladie, congé maternité, congé paternité et congé sans solde. Des circuits de validation garantissent une autorisation appropriée et les soldes de congés se mettent à jour automatiquement pour que les responsables connaissent toujours la disponibilité de l'équipe.
Gestion des horaires
Définissez les horaires de travail et affectez les membres du personnel à des plages précises par date. Visualisez l'ensemble du planning dans un calendrier pour repérer les manques de couverture et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes entre les services et les campus.
Évaluations de performance
Menez des évaluations structurées pour les enseignants et le personnel avec notes, commentaires écrits, fixation d'objectifs et suivi des périodes d'évaluation. Constituez un historique de performance qui aide les responsables de l'école à développer les talents, reconnaître l'excellence et traiter les axes de progrès.
Annonces
Diffusez des annonces à toute l'école avec des niveaux de priorité et des audiences ciblées. Envoyez des mises à jour à tous les utilisateurs, ou limitez l'audience aux parents seulement, aux enseignants seulement ou aux élèves seulement. Épinglez les messages essentiels en haut et fixez des dates d'expiration pour que les informations obsolètes disparaissent automatiquement.
Prise en charge multi-campus
Gérez plusieurs établissements scolaires depuis une seule plateforme centrale. Chaque campus fonctionne avec ses propres élèves, son personnel et ses finances, tandis que l'administration bénéficie d'une supervision et de rapports consolidés sur tout le réseau. Passez d'un campus à plusieurs sans changer de système.
Paramètres et personnalisation
Personnalisez le système avec le nom de votre école, votre logo, vos couleurs, votre devise, votre fuseau horaire et votre langue. Chaque bulletin, reçu et écran reflète l'identité de votre établissement, offrant aux élèves, aux parents et au personnel une expérience soignée et professionnelle.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que Fiap Systems Edutech ?
Fiap Systems Edutech est une plateforme complète de gestion scolaire qui prend en charge l'inscription des élèves, la gestion des frais de scolarité, le système de notation et le suivi des présences dans un seul système connecté. Elle inclut aussi un portail parents, les emplois du temps, la gestion de la bibliothèque, les passages de classe, la paie et la comptabilité en partie double, pour gérer pédagogie et administration ensemble.
Le système scolaire fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. L'édition Hors ligne plus synchronisation Cloud permet aux présences, à la notation et à l'encaissement des frais de fonctionner sans internet, puis se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. Il existe aussi une édition Hors ligne autonome qui fonctionne entièrement sur vos propres ordinateurs et ne nécessite aucune connexion internet.
Dans quelles devises le système scolaire est-il facturé ?
Les tarifs sont affichés dans votre devise locale, notamment FCFA, Naira, Cedi, Rand, Shilling kényan et plus encore, détectée automatiquement selon votre localisation. Les frais de scolarité peuvent être encaissés par mobile money comme MoMo et Orange Money, ainsi qu'en espèces et par virement bancaire.
Existe-t-il un portail parents pour les notes et les frais ?
Oui. Le portail parents donne aux parents un accès sécurisé pour consulter les notes, les présences, les soldes de frais et les annonces de l'école concernant leur enfant. Les comptes parents sont reliés aux profils des élèves, de sorte que chaque parent ne voit que les informations de ses propres enfants, avec des mises à jour en temps réel.
Peut-il générer des bulletins et gérer plusieurs campus ?
Oui. Le système de notation constitue un dossier scolaire complet par élève et génère bulletins et certificats à partir de modèles. La prise en charge multi-campus gère plusieurs établissements depuis une seule plateforme, chacun avec ses propres élèves, son personnel et ses finances, tandis que l'administration bénéficie d'une supervision consolidée sur tout le réseau.
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