Système de gestion d'événements
Tout ce dont votre entreprise d'organisation d'événements a besoin sur une seule plateforme puissante. De la coordination de la logistique événementielle et du suivi du matériel de location, à la gestion des plannings du personnel et des contrats de fournisseurs. Gérez l'ensemble de votre activité, votre équipe, vos finances et votre croissance, le tout depuis un seul tableau de bord.
Système de gestion d'événements fait partie de Fiap Systems, une plateforme de gestion tout-en-un pour les PME africaines. Elle réunit 25 modules spécialisés et un socle de gestion commun, sur web, mobile et desktop, avec des tarifs dans votre monnaie locale.
Tout ce qu'il vous faut pour réussir des événements impeccables
Planification & suivi d'événements
Créez et gérez des événements avec des calendriers détaillés, des lieux et les exigences des clients. Suivez le statut des événements, de la première demande et du devis jusqu'à l'exécution et la clôture finale. Ne manquez aucun détail grâce à des dossiers d'événements centralisés.
Location de matériel & inventaire
Gérez votre inventaire de tables, chaises, matériel audiovisuel, décoration et éclairage. Suivez la disponibilité des articles selon les dates, composez des forfaits de location et surveillez le processus de sortie et de retour pour éviter les pertes ou les doubles réservations.
Profils clients
Conservez des dossiers clients détaillés incluant les coordonnées, l'historique des événements, les préférences et les informations de paiement. Bâtissez des relations solides en comprenant les événements passés et les besoins uniques de vos clients.
Coordination des fournisseurs
Tenez un répertoire de fournisseurs de confiance (traiteurs, fleuristes, photographes). Reliez les fournisseurs directement aux événements, suivez leurs contrats, surveillez les livraisons et gérez leurs paiements pour que tout le monde soit aligné pour le grand jour.
Planning du personnel & des équipes
Planifiez votre équipe événementielle avec précision. Attribuez des rôles spécifiques (coordinateur, équipe d'installation, personnel de service) aux événements. Assurez une couverture suffisante selon le nombre d'invités et suivez les pointages du personnel directement sur place.
Contrats & signatures électroniques
Générez instantanément des contrats et des propositions professionnels. Envoyez les accords aux clients et fournisseurs, suivez les signatures et conservez tous les documents légaux en toute sécurité dans le profil de l'événement concerné.
Facturation
Créez des factures détaillées pour les services, les locations et la coordination des fournisseurs. Mettez en place des échéanciers de paiement (acompte, jalon, paiement final), suivez les soldes impayés et acceptez les paiements facilement pour préserver une trésorerie saine.
Analyses de location
Des tableaux de bord en temps réel qui affichent en un coup d'œil les tendances de revenus, le matériel le plus réservé, le revenu par forfait et le taux d'utilisation du matériel. Repérez vos dates d'événements les plus chargées, voyez quels articles sont les plus rentables et identifiez les opportunités de croissance. Exportez n'importe quel rapport en PDF ou CSV pour vos présentations, réunions ou déclarations fiscales.
Gestion multi-sites
Gérez plusieurs entrepôts et dépôts depuis un tableau de bord central. Chaque site fonctionne avec son propre inventaire de matériel, son équipe et son image de marque, tandis que le siège obtient un reporting consolidé sur tous les sites. Ouvrez de nouveaux sites en quelques minutes, comparez les performances et gardez une supervision totale sans changer de système.
Gestion du personnel & des rôles
Cinq rôles intégrés ou plus, dont Propriétaire, Administrateur, Gérant, Personnel et Caissier, chacun avec des contrôles d'accès adaptés. Les caissiers se connectent avec un code PIN rapide pour des changements d'équipe efficaces. Contrôlez précisément qui peut voir, modifier ou gérer chaque partie du système, en sécurisant les données sensibles tout en responsabilisant votre équipe.
Présence du personnel
Suivez les heures d'arrivée et de départ de chaque employé avec détection automatique des retards. Générez des rapports de présence par jour, semaine ou mois, et transmettez les données directement à la paie. Fini les feuilles de présence manuelles et les incertitudes sur qui était présent et quand.
Paie
Automatisez le calcul des salaires avec prise en charge des déductions, primes, retenues fiscales et cotisations employeur/employé. Calculez le salaire net avec précision à chaque période de paie et générez des bulletins de paie professionnels pour chaque membre de l'équipe. Gagnez des heures de calculs manuels et assurez-vous que votre personnel est payé correctement, à temps, à chaque fois.
Suivi des dépenses
Enregistrez et catégorisez chaque dépense de l'entreprise : loyer, services publics, salaires, fournitures, transport, marketing, entretien, taxes et assurances. Voyez exactement où va votre argent grâce à des rapports filtrables et exportables. Prenez des décisions budgétaires éclairées appuyées sur des données de dépenses réelles.
Comptabilité en partie double
Un plan comptable complet couvrant les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et les dépenses. Créez des écritures de journal avec validation automatique des débits/crédits, gérez les statuts du brouillon à comptabilisé à annulé, et générez des rapports financiers qui vous donnent une vision claire de la santé de votre entreprise.
Assistant IA d'entreprise
Posez des questions sur vos réservations, votre matériel ou vos clients en langage naturel et obtenez des réponses instantanées et précises. « Quel forfait a été le plus réservé le mois dernier ? » ou « Quel dépôt a généré le plus de revenus ce trimestre ? » L'IA mémorise le contexte de votre conversation et prend en charge les modèles Gemini et OpenAI.
Automatisation des flux de travail
Définissez des règles si-alors qui se déclenchent automatiquement lorsque des actions se produisent. Lorsqu'une réservation est confirmée, notifiez l'équipe de dispatch. Lorsque du matériel doit être retourné, signalez-le pour inspection. Éliminez les tâches répétitives et laissez le système gérer la routine pour que votre équipe se concentre sur la réussite des événements.
Messagerie interne
Communiquez avec votre équipe en temps réel via des messages directs et des discussions de groupe. Partagez des fichiers, des images et des mises à jour sans quitter le système. Les badges de messages non lus tiennent tout le monde au courant des conversations importantes, qu'ils soient au comptoir ou à l'autre bout de la ville.
Gestion documentaire
Téléversez, stockez et organisez tous les documents de votre entreprise par catégorie. Générez des documents à partir de modèles pour les factures, reçus, contrats et plus encore. Conservez tout dans un emplacement unique et consultable pour ne plus jamais perdre un fichier important.
Notifications & alertes
Restez informé grâce aux alertes automatiques pour les livraisons à venir, les retours en retard, les acomptes en attente et le matériel à inspecter. Filtrez les notifications par site pour ne voir que ce qui concerne votre dépôt. Ne manquez jamais un événement critique dans votre entreprise.
Piste d'audit
Chaque action dans le système est enregistrée avec l'utilisateur qui l'a effectuée, ce qui a changé, un comparatif détaillé avant/après et un horodatage précis. Filtrez par fonctionnalité, utilisateur ou plage de dates pour enquêter sur n'importe quelle activité. Une transparence et une responsabilité totales pour toute votre exploitation.
Gestion des congés
Gérez les demandes de congés annuels, maladie, maternité, paternité et sans solde avec un flux d'approbation structuré. Suivez automatiquement les soldes de congés afin que les gérants puissent approuver ou refuser les demandes en ayant une visibilité complète sur la disponibilité de l'équipe.
Gestion des quarts
Définissez des quarts comme matin, après-midi et nuit, puis affectez les employés à des quarts précis par date. Visualisez l'ensemble du planning dans un affichage calendrier pour repérer facilement les manques de couverture et maintenir une coordination d'équipe fluide.
Évaluations de performance
Menez des évaluations structurées des employés avec des notes, des commentaires écrits, la définition d'objectifs et le suivi des périodes d'évaluation. Documentez la progression, identifiez les besoins en formation et constituez un historique de performance qui vous aide à développer et fidéliser vos meilleurs talents.
Annonces
Diffusez des messages importants à l'ensemble de votre personnel ou ciblez des équipes et agences spécifiques. Définissez des niveaux de priorité, épinglez les mises à jour critiques en haut et ajoutez des dates d'expiration pour que les informations obsolètes disparaissent d'elles-mêmes. Gardez tout le monde aligné et informé.
Paramètres & image de marque
Personnalisez le système avec votre nom de marque, votre logo, votre favicon et votre couleur principale. Configurez votre devise, votre fuseau horaire et votre langue (français ou anglais). Chaque reçu, rapport et écran reflète votre marque, offrant à vos clients et à votre personnel une expérience soignée et professionnelle.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que Fiap Systems Event Management ?
Fiap Systems Event Management est une plateforme tout-en-un de gestion d'événements et de location de matériel qui réunit la planification et le suivi des événements, la location de matériel et l'inventaire, la coordination des fournisseurs et le planning du personnel et des équipes dans un seul système. Elle inclut aussi les contrats avec signatures électroniques, la facturation et la comptabilité en partie double, pour qu'une entreprise événementielle fonctionne depuis un seul tableau de bord.
Le système de location événementielle fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. L'édition Hors ligne plus synchronisation Cloud permet aux réservations, à l'inventaire du matériel et à la facturation de fonctionner sans internet, puis se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. Il existe aussi une édition Hors ligne autonome qui fonctionne entièrement sur vos propres ordinateurs et ne nécessite aucune connexion internet.
Dans quelles devises le système de location événementielle est-il facturé ?
Les tarifs sont affichés dans votre devise locale, notamment FCFA, Naira, Cedi, Rand, Shilling kényan et plus encore, détectée automatiquement selon votre localisation. Les clients peuvent payer par mobile money comme MoMo et Orange Money, ainsi qu'en espèces, par carte et par virement bancaire.
Génère-t-il des devis et suit-il les livraisons ?
Oui. La planification des événements suit chaque événement de la première demande et du devis jusqu'à l'exécution et la clôture, et le module de contrats génère des propositions et des contrats professionnels avec signatures électroniques. La location de matériel suit la disponibilité des articles selon les dates et surveille le processus de sortie et de retour, avec des alertes pour les livraisons à venir et les retours en retard.
Peut-il gérer plusieurs entrepôts ou dépôts ?
Oui. La gestion multi-sites pilote plusieurs entrepôts et dépôts depuis un tableau de bord central, chacun avec son propre inventaire de matériel, son équipe et son image de marque. Le siège obtient un reporting consolidé sur tous les sites, et vous pouvez ouvrir de nouveaux sites en quelques minutes et comparer les performances.
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