Logiciel de gestion de boulangerie
Du calcul du coût des recettes jusqu'à la vente finale, gérez chaque aspect de votre boulangerie avec précision. Suivez les ingrédients au gramme près, planifiez vos fournées de production, surveillez la durée de conservation, réduisez les pertes et sachez exactement quel bénéfice chaque produit vous rapporte.
Logiciel de gestion de boulangerie fait partie de Fiap Systems, une plateforme de gestion tout-en-un pour les PME africaines. Elle réunit 33 modules spécialisés et un socle de gestion commun, sur web, mobile et desktop, avec des tarifs dans votre monnaie locale.
Tout ce dont vous avez besoin pour gérer une boulangerie rentable
Gestion des recettes
Créez des recettes détaillées avec des listes d'ingrédients complètes, des quantités précises, des étapes de préparation et le rendement par fournée. Chaque recette est liée directement à un produit fini, et le système ajuste automatiquement les quantités d'ingrédients lorsque vous modifiez la taille des fournées. Visualisez les coûts de production en temps réel pour savoir exactement combien coûte la fabrication de chaque pain, gâteau ou viennoiserie.
Planification de la production
Planifiez et suivez chaque fournée de production du début à la fin. Chaque fournée reçoit un numéro unique (BKB-AAAAMMJJ-XXXX) avec un suivi complet du statut à travers les étapes en attente, en cours, terminée et annulée. Enregistrez la quantité produite, la date de production et un aperçu de tous les ingrédients utilisés. Lorsqu'une fournée est marquée comme terminée, le stock de produits finis se met à jour automatiquement.
Inventaire des ingrédients
Gérez vos matières premières séparément des produits finis. Suivez la farine, le sucre, le beurre et tous les autres ingrédients avec des unités flexibles (kg, g, litres, pièces), le coût unitaire et les quantités en stock par succursale. Définissez des seuils de stock bas pour recevoir des alertes avant de manquer, et reliez chaque ingrédient à son fournisseur pour un réapprovisionnement rapide.
Enregistrement des pertes
Enregistrez chaque cas de gaspillage avec des motifs précis : périmé, endommagé, problèmes de qualité, surproduction, et plus encore. Suivez la quantité perdue, la date, et reliez-la au produit concerné. Obtenez une vision claire de l'origine des pertes afin d'agir pour les réduire au fil du temps.
Valorisation dynamique des pertes
Allez au-delà du simple suivi des pertes en calculant le coût financier exact de chaque produit gâché et de chaque ingrédient périmé. Utilisez ces informations pour ajuster les volumes de production quotidiens, réduire la surproduction et protéger vos marges. Voyez exactement combien le gaspillage coûte à votre boulangerie chaque semaine et chaque mois.
Calcul des coûts
Calculez automatiquement le coût réel de chaque produit en fonction des prix actuels des ingrédients et des quantités de la recette. Visualisez vos marges en un coup d'œil, identifiez vos produits les plus et les moins rentables, et fixez des prix qui garantissent que chaque vente contribue à votre rentabilité. Les coûts se mettent à jour dynamiquement lorsque les prix des ingrédients changent.
Suivi des péremptions
Surveillez la durée de conservation des produits finis comme des matières premières. Recevez des alertes avant péremption afin de pouvoir solder les articles avant leur date limite, réutiliser les ingrédients dans de nouveaux produits ou retirer le stock avant qu'il ne soit perdu. Ne perdez plus jamais d'argent à cause de stocks périmés.
Point de vente
Gérez les ventes au comptoir, les précommandes et les commandes de gâteaux personnalisés depuis un seul écran. Scannez les codes-barres, traitez plusieurs modes de paiement, imprimez les reçus et fluidifiez votre file d'attente. Chaque vente met instantanément à jour votre inventaire de produits finis et alimente vos analyses de ventes.
Gestion des produits
Tenez un catalogue complet de vos produits finis avec codes SKU, codes-barres, prix, niveaux de stock, catégories, images de produits et unités de mesure. Organisez les produits par type, suivez les quantités sur tous les sites et gardez votre menu et votre inventaire toujours synchronisés.
Inventaire par lot (FIFO)
Suivez les ingrédients par lot avec une gestion complète du premier entré, premier sorti. Chaque lot porte son propre numéro, sa date de péremption et son prix de revient, de sorte que vous utilisez toujours le stock le plus ancien en premier. Réduisez les pertes, préservez la fraîcheur et tenez des registres de coûts précis à chaque livraison.
Transferts de stock
Transférez aussi bien les produits finis que les matières premières entre vos sites de boulangerie grâce à un flux d'approbation en plusieurs étapes. Suivez ce qui a été envoyé, ce qui a été reçu, et maintenez des comptages d'inventaire précis dans chaque succursale tout au long du processus.
Inventaires physiques
Effectuez des comptages d'inventaire physiques pour les ingrédients comme pour les produits finis. Utilisez le mode comptage à l'aveugle pour éviter les biais, puis laissez le système calculer les écarts entre les quantités attendues et réelles. Identifiez la démarque inconnue, corrigez les niveaux de stock et gardez vos registres exacts.
Gestion des clients
Créez des profils clients avec coordonnées, historique complet des commandes et suivi de la fidélité. Sachez qui sont vos habitués, ce qu'ils commandent le plus, et récompensez leur fidélité. Transformez les acheteurs occasionnels en clients fidèles grâce à un service personnalisé.
Gestion des fournisseurs
Conservez un répertoire de tous vos fournisseurs d'ingrédients avec leurs coordonnées, catalogues de produits et prix. Créez des bons de commande, suivez les livraisons et comparez les prix entre fournisseurs pour toujours obtenir la meilleure offre sur la farine, le sucre, les emballages et tout le reste.
Bons de commande
Créez et suivez les bons de commande auprès de vos fournisseurs grâce à un flux de statut complet. Définissez les dates de livraison prévues, surveillez l'avancement des commandes et activez la génération automatique de bons de commande lorsque le stock d'un ingrédient passe sous vos seuils définis. Ne manquez plus jamais de fournitures essentielles.
Analyses des ventes
Découvrez vos meilleures ventes, suivez le chiffre d'affaires quotidien et hebdomadaire, identifiez les articles à rotation lente et repérez les tendances saisonnières. Exportez des rapports détaillés pour planifier les volumes de production, ajuster votre menu et prendre des décisions fondées sur les données qui font croître le chiffre d'affaires de votre boulangerie.
Prise en charge multi-succursales
Gérez plusieurs sites de boulangerie, chacun avec son propre inventaire, ses recettes, son personnel et ses données de vente. Basculez instantanément d'une succursale à l'autre ou consultez des rapports consolidés pour tous les sites. Passez d'une boutique à dix sans que votre système ne devienne trop limité.
Gestion du personnel et des rôles
Définissez des rôles propres à la boulangerie : Propriétaire, Administrateur, Gérant, Boulanger et Caissier. Contrôlez précisément ce que chaque rôle peut voir et faire grâce à des permissions granulaires. Réservez les données sensibles comme les coûts et la paie aux personnes qui en ont besoin.
Présence du personnel
Suivez les heures d'arrivée et de départ des employés, surveillez les retards et générez des rapports de présence par employé ou par période. Obtenez une vision claire de la fiabilité de votre personnel et utilisez les données de présence pour orienter vos décisions de planification.
Paie
Automatisez les calculs de salaire avec prise en charge des déductions, retenues fiscales et primes. Générez des bulletins de paie professionnels pour chaque employé et conservez un historique de paie complet. Gagnez des heures à chaque période de paie et éliminez les erreurs de calcul manuelles.
Suivi des dépenses
Enregistrez et catégorisez chaque dépense de l'entreprise, des factures de services publics aux réparations d'équipement. Générez des rapports de dépenses par catégorie, période ou succursale pour comprendre où va votre argent et trouver des occasions de réduire les coûts.
Comptabilité en partie double
Tenez un plan comptable rigoureux, enregistrez les écritures de journal et générez des états financiers : compte de résultat, bilan et tableau des flux de trésorerie. Gardez vos livres exacts et prêts pour un audit sans avoir besoin d'un logiciel de comptabilité distinct.
Assistant IA pour boulangerie
Posez des questions sur votre boulangerie en langage courant. « Quel a été notre produit le plus vendu la semaine dernière ? » ou « Combien de farine nous faut-il pour la production de demain ? » Obtenez des réponses instantanées tirées de vos données en direct, sans rapports ni filtres.
Automatisation des flux
Configurez des déclencheurs qui prennent en charge automatiquement les tâches courantes. Lorsque le stock d'un ingrédient passe sous le seuil, un bon de commande est généré. Lorsqu'une fournée de production est terminée, l'inventaire se met à jour instantanément. Réduisez le travail manuel et éliminez les étapes oubliées.
Messagerie interne
Communiquez avec votre équipe en temps réel sans quitter le système. Coordonnez-vous entre boulangers, caissiers et gérants. Partagez instantanément les mises à jour sur les plannings de production, les problèmes de stock ou les demandes des clients.
Gestion documentaire
Téléversez et organisez les documents de l'entreprise, les contrats de fournisseurs, les certificats sanitaires, et plus encore. Générez des factures et des reçus professionnels directement depuis le système. Gardez tout au même endroit et accessible au personnel autorisé.
Notifications et alertes
Recevez des alertes opportunes pour les stocks d'ingrédients bas, les produits qui arrivent à péremption, les plannings de production à venir et les commandes en attente. Anticipez les problèmes au lieu d'y réagir. Personnalisez les alertes que reçoit chaque rôle.
Journal d'audit
Chaque action effectuée dans le système est enregistrée avec l'utilisateur, l'horodatage et le détail des modifications. Suivez qui a modifié une recette, ajusté un stock, annulé une vente ou changé un prix. Maintenez une responsabilité totale sur l'ensemble de votre activité.
Gestion des congés
Gérez les demandes de congés et les approbations de façon numérique. Les employés soumettent leurs demandes, les gérants approuvent ou refusent, et le système suit les soldes de congés restants. Planifiez les effectifs en fonction des absences à venir avec une visibilité totale.
Gestion des horaires
Planifiez les horaires des boulangers et des caissiers sur tous vos sites. Affectez le personnel à la fournée du matin, au comptoir de l'après-midi ou aux postes de fermeture. Évitez le manque de personnel aux heures de pointe et assurez une couverture sur tous les postes.
Évaluations de performance
Réalisez des évaluations structurées du personnel avec notes, commentaires et suivi des objectifs. Documentez la performance dans le temps, identifiez vos meilleurs éléments et traitez les problèmes tôt. Construisez une équipe de boulangerie plus solide et plus responsable.
Annonces
Publiez des annonces qui atteignent toute votre équipe ou des succursales précises. Partagez les lancements de nouveaux produits, les changements de politique, les mises à jour de planning ou les actualités de l'entreprise. Assurez-vous que les informations importantes parviennent à chaque membre du personnel.
Paramètres et image de marque
Personnalisez votre système avec le nom de votre boulangerie, votre logo, vos couleurs de marque, votre devise préférée, votre fuseau horaire et votre langue. Faites de la plateforme la vôtre et assurez-vous que tous les documents générés portent votre image de marque.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que Fiap Systems Bakery ?
Fiap Systems Bakery est une plateforme tout-en-un de gestion de boulangerie qui réunit la gestion des recettes, la planification de la production, l'inventaire des ingrédients et le calcul des coûts dans un seul système. Elle inclut aussi le point de vente, le suivi des péremptions, l'enregistrement des pertes avec valorisation dynamique et la comptabilité en partie double, pour gérer une boulangerie de façon rentable du pétrin au comptoir.
Le système de boulangerie fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. L'édition Hors ligne plus synchronisation Cloud permet au point de vente, à la production et aux stocks de fonctionner sans internet, puis se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. Il existe aussi une édition Hors ligne autonome qui fonctionne entièrement sur vos propres ordinateurs et ne nécessite aucune connexion internet.
Dans quelles devises le système de boulangerie est-il facturé ?
Les tarifs sont affichés dans votre devise locale, notamment FCFA, Naira, Cedi, Rand, Shilling kényan et plus encore, détectée automatiquement selon votre localisation. Les clients peuvent payer au point de vente par mobile money comme MoMo et Orange Money, ainsi qu'en espèces, par carte et par virement bancaire.
Prend-il en charge les recettes et les fournées de production ?
Oui. La gestion des recettes crée des recettes détaillées avec listes d'ingrédients, quantités et rendement par fournée, en ajustant automatiquement les quantités et en affichant le coût de production en temps réel. La planification de la production suit chaque fournée à travers les étapes en attente, en cours et terminée, et le stock de produits finis se met à jour automatiquement lorsqu'une fournée est marquée comme terminée.
Peut-il gérer plusieurs sites de boulangerie ?
Oui. La prise en charge multi-succursales gère plusieurs sites de boulangerie, chacun avec son propre inventaire, ses recettes, son personnel et ses données de vente. Vous pouvez basculer instantanément d'une succursale à l'autre ou consulter des rapports consolidés sur tous les sites, et déplacer produits et ingrédients entre sites grâce aux transferts de stock suivis.
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