Logiciel de location de voitures au Cameroun Sachez ce que rapporte chaque voiture et ce que doit chaque chauffeur.
Pour les agences de location, la location avec chauffeur et les propriétaires qui mettent leurs voitures en versement. Des réservations qui ne peuvent pas se chevaucher, un état des lieux photo signé à chaque remise des clés, la facture du retour calculée pour vous, le versement journalier ou hebdomadaire avec les impayés, et une alerte avant l'expiration de chaque papier. Suivi de la flotte, entretien, chauffeurs et comptabilité dans le même système.
- Le chauffeur dit qu'il apporte le versement demain. Ça fait deux semaines que c'est « demain ».
- Le client jure que la rayure était déjà là, et vous n'avez aucune photo pour prouver le contraire.
- Personne n'a vu que la visite technique avait expiré, jusqu'au contrôle de police.
Un accès web à l'un de nos comptes de démonstration, déjà rempli de données d'exemple. Rien à installer.
Logiciel de location de voitures au Cameroun : une édition de Fiap Systems, la plateforme de gestion tout-en-un pour les PME africaines. Elle réunit 22 modules propres au métier et 17 modules de gestion communs à toutes les éditions, sur web, mobile et desktop, avec des tarifs dans votre monnaie locale.
Six raisons de gérer votre flotte avec Fiap
Pensé autour des clés, des papiers et de l'argent, pas seulement d'une liste de réservations.
Aucune voiture ni aucun chauffeur réservé deux fois
Le serveur revérifie les dates au moment où la réservation est enregistrée : deux agents au comptoir ne peuvent pas louer la même voiture. Un chauffeur ne peut pas avoir deux courses qui se chevauchent, et une voiture en versement ne peut pas être louée à un client.
Un état des lieux photo signé sur le téléphone
Au départ et au retour, le personnel photographie la voiture, marque les dégâts sur un schéma, relève les kilomètres et le carburant, et le client signe à l'écran. Le dossier ne peut plus être modifié ensuite et se partage par lien ou QR code.
Le retour calcule la facture
Kilomètres en trop, carburant manquant, jours de retard et dégâts sont facturés à partir des relevés de la remise des clés. Le remboursement de la caution ne peut jamais dépasser ce que le client a réellement payé.
Des contrats de versement pour vos chauffeurs
Versement journalier ou hebdomadaire avec jours de repos et délai de grâce, impayés calculés pour vous, l'avaliste et sa pièce d'identité au dossier, et un prix de location-vente en option. Le propriétaire reçoit un e-mail quand un chauffeur prend du retard.
Aucun papier n'expire en silence
Assurance, visite technique, carte grise, vignette et licence de transport de chaque voiture, plus les permis des chauffeurs et des clients, en couleur à l'écran. Le propriétaire reçoit une alerte par e-mail 14 jours avant chaque expiration.
Garder ou vendre, voiture par voiture
Le chiffre d'affaires de chaque voiture est comparé à ses coûts d'entretien, de dégâts et d'assurance et à son taux de sortie, avec un verdict : garder, vendre, à revoir ou inactive.
Fiap face à WhatsApp + cahier
La plupart des loueurs tournent avec des appels, un groupe WhatsApp et un cahier. Voici ce qui change.
Gardez WhatsApp pour parler à vos clients. Laissez Fiap tenir les voitures, les papiers et l'argent.
Vos données restent les vôtres
Les voitures, les cautions et les papiers des locataires : c'est ce qu'une agence de location doit protéger. Voici les contrôles intégrés à Fiap, pas des promesses de brochure.
Séparé de toutes les autres entreprises
Vos données n'appartiennent qu'à votre compte. Chaque connexion porte votre compte, le serveur ne lit et n'écrit qu'à l'intérieur de celui-ci, et une requête qui n'en porte pas est refusée et journalisée comme incident critique. Un ordinateur de bureau ne peut synchroniser que son propre compte, et ne peut ni nommer quelqu'un administrateur de la plateforme ni activer un module que vous n'avez pas pris.
Chaque rôle voit son travail
Propriétaire, administrateur, gérant, employé, comptable et chauffeur ont chacun leurs droits. Un chauffeur ne voit que les trajets qu'il conduit, jamais le reste des réservations, et le contrat PDF qui porte les numéros de permis et de pièce d'identité du locataire est réservé au personnel de remise des clés et à ceux qui modifient les réservations. Vous pouvez retirer un droit précis à une personne, ou lui en accorder un de plus dans une liste sûre.
Chaque agence voit les siennes
Le personnel affecté à une agence voit ses voitures, ses réservations, ses reçus et ses états des lieux, plus les voitures et ce que vous tenez pour toute l'entreprise. Les données d'une autre agence restent hors de portée, même en cherchant.
Chaque changement est consigné
Qui a fait quoi et quand, avec l'avant et l'après. La base de données elle-même refuse toute modification du journal d'audit, et chaque entrée porte un sceau que l'on peut revérifier depuis l'écran du journal. Les états des lieux signés ne peuvent plus être modifiés une fois enregistrés, et les paiements aux chauffeurs et aux propriétaires de voitures, les versements et les annulations laissent chacun leur propre entrée.
Mots de passe et clés sous clé
Les mots de passe sont stockés sous forme d'empreintes à sens unique, plusieurs mots de passe erronés bloquent le compte un moment, et les sessions de connexion tournent : une session volée est détectée et coupée. Vos clés de marchand Mobile Money et le mot de passe de votre messagerie sont chiffrés (AES-256-GCM) et ne sont jamais copiés sur un ordinateur de bureau.
Surveillé jour et nuit
Un moniteur automatique vérifie chaque minute, jour et nuit, la base de données, la messagerie, les paiements Mobile Money, la comptabilité, les tâches planifiées et la synchronisation des ordinateurs. Il prévient l'équipe Fiap par e-mail en cas de problème et applique seul quelques corrections sans risque, comme relancer les messages bloqués ou refaire le contrôle du grand livre. Vos données sont sauvegardées chaque jour.
Tout ce que contient l'édition location de voitures
Gestion de la flotte
Tous vos véhicules dans un seul registre : marque, modèle, année, numéro d'immatriculation, numéro de châssis (VIN), catégorie, carburant, boîte de vitesses, places, kilométrage, photos et statut (disponible, loué, en entretien). Définissez des tarifs journaliers, hebdomadaires et mensuels par catégorie de véhicule. Si un traceur GPS est installé, suivez chaque voiture en temps réel sur la carte de la flotte.
Réservations
Vérifiez quelles voitures sont libres aux dates demandées, attribuez une voiture à un client et suivez chaque réservation, de la réservation à la location en cours jusqu'au retour. Le prix de la location est calculé selon la durée et la catégorie du véhicule, avec un aperçu de la facture en direct, et le serveur refuse une réservation qui en chevauche une autre. Vos clients peuvent aussi découvrir votre flotte et demander une réservation depuis la marketplace mobile publique Fiap Discover, en payant par mobile money (MoMo, Orange Money).
Profils clients
Tenez des fiches clients avec les coordonnées et l'historique des locations. Le permis de conduire (numéro et date d'expiration), une deuxième pièce d'identité et un contact d'urgence sont relevés à chaque remise des clés. Fidélisez votre clientèle en suivant les clients réguliers et en leur offrant une remise personnalisée ou un traitement VIP. Marquez un locataire VIP, gardez son permis et sa pièce d'identité sur sa fiche, et notez que le personnel a vu les originaux : la vérification ne reste valable que tant que ces informations ne changent pas, et l'état des lieux ne marque le permis vérifié que s'il correspond.
Papiers des véhicules et alertes
Enregistrez l'assurance, la visite technique, la carte grise, la vignette et la licence de transport de chaque voiture ; chaque papier en cours apparaît en vert, orange ou rouge. Le propriétaire reçoit une alerte par e-mail 14 jours avant l'expiration d'un papier, du permis d'un chauffeur ou du permis d'un client.
Chauffeurs et paie des chauffeurs
Gérez votre équipe de chauffeurs pour la location avec chauffeur : permis, disponibilité et affectations. Reliez un chauffeur à une réservation ; un chauffeur qui a déjà une course sur ce créneau est refusé. Chaque chauffeur a sa règle de paie (par jour, par course, un pourcentage de la réservation, ou un mélange), et salaires ou commissions sont calculés à partir des courses effectuées. Le paiement d'un relevé passe en charge dans la comptabilité, et une course ne peut jamais être payée deux fois. Le compte du chauffeur ne montre que ses propres courses.
Suivi des dommages et inspections
Consignez l'état du véhicule avant et après chaque location : photos prises au téléphone, dégâts marqués sur un schéma de la voiture, kilomètres et carburant, et signature du client. Le dossier ne peut plus être modifié ensuite et se partage par lien ou QR code. Suivez les nouveaux incidents avec leur gravité et le coût de réparation, retenez la caution et facturez les réparations sur la facture du retour : les litiges se règlent avec des preuves.
Départs et retours
Relevez le kilométrage, le niveau de carburant et l'état du véhicule à chaque remise des clés et à chaque retour ; le compteur ne peut jamais reculer. Les kilomètres en trop, le carburant manquant, le retard (1,5 fois le tarif journalier par jour de retard) et les dégâts sont facturés à partir de chiffres réels : rien ne vous échappe et chaque retenue sur caution est justifiée par des preuves.
Contrats de versement
Pour les propriétaires qui confient une voiture à un chauffeur contre une somme fixe par jour ou par semaine (type Yango). Fixez le montant, les jours de repos et le délai de grâce, enregistrez l'avaliste avec son téléphone et sa pièce d'identité, et en option un prix de location-vente qui clôt le contrat une fois payé. Impayés et avances sont calculés pour vous. Un versement n'est jamais modifié : une erreur est annulée et contrepassée en comptabilité.
Suivi de la flotte (GPS)
Enregistrez chaque traceur GPS sur une voiture avec sa propre clé sécurisée, puis voyez la dernière position de chaque voiture sur une carte en direct. Fonctionne dès aujourd'hui avec les traceurs ou plateformes de suivi capables d'envoyer leurs positions à une adresse web, dans notre format ou par le transfert de positions Traccar. Les connexions aux fournisseurs de suivi locaux sont ajoutées au fur et à mesure que leur documentation technique nous parvient.
Entretien des véhicules
Planifiez révisions, réparations et inspections, et gardez l'historique des réparations et des coûts de chaque voiture. Configurez des rappels pour les vidanges, les pneus et les inspections selon le kilométrage ou la date. Une voiture au garage n'est plus proposée à la location tant que l'intervention n'est pas clôturée : votre flotte reste sûre et les pannes sont moins nombreuses.
Facturation
Établissez sur-le-champ une facture détaillée à votre image : frais de location, suppléments pour chauffeur additionnel, couverture d'assurance ou rachat de franchise vendu en option, taxe, remises et pénalités de retour tardif. Encaissez en espèces, par carte, par virement, MTN MoMo ou Orange Money, suivez les paiements partiels et imprimez un reçu avec le total, le payé et le reste à payer, ou partagez-le par lien et QR code. Une réservation payée en partie en espèces et en partie par carte ou MoMo garde chaque part avec son mode de paiement, si bien que le rapport du jour tombe juste par mode d'encaissement.
Grilles tarifaires
Fixez un tarif journalier par voiture ou par catégorie, avec des tarifs hebdomadaires et mensuels qui s'appliquent tout seuls quand la location est assez longue. Ajoutez des frais d'aller simple, un plafond kilométrique avec un prix par kilomètre supplémentaire, une politique carburant et une caution sur chaque réservation.
Options et suppléments
Proposez sièges enfants, GPS, chauffeurs supplémentaires et autres options tarifées par jour sur chaque réservation. Les suppléments s'ajoutent directement à la facture, faisant de chaque location une occasion de revenus additionnels. Vendez une option comme rachat de franchise : un locataire qui l'a prise ne paie au plus que la franchise pour les dommages constatés au retour, tandis que le coût complet de la réparation reste enregistré sur la voiture.
Analyse de la flotte
Des tableaux de bord qui affichent en un coup d'œil le chiffre d'affaires comparé à la période précédente, le taux d'utilisation de la flotte, les voitures sorties, les retours en retard, le revenu par véhicule et vos véhicules les plus rentables. Repérez les journées d'immobilisation qui vous coûtent de l'argent, comparez les réservations selon les jours de la semaine et voyez quelles catégories de véhicules rapportent le plus. Exportez n'importe quel rapport en PDF ou CSV pour vos réunions ou vos déclarations fiscales.
Rapport garder ou vendre
Pour la période choisie, le chiffre d'affaires de chaque voiture, l'encaissé et le reste à encaisser sont comparés à ses coûts d'entretien, de dégâts et d'assurance, avec les jours loués et le taux d'utilisation. Chaque voiture reçoit un verdict : garder, vendre, à revoir ou inactive.
Liste noire des clients
Signalez les locataires à problèmes pour qu'ils ne passent plus jamais au comptoir. Un client sur liste noire est écarté du formulaire de réservation et refusé par le serveur, même s'il revient sous une nouvelle fiche client, ce qui protège votre flotte des retards répétés, des impayés et des conducteurs imprudents.
Page de réservation en ligne
Votre propre page de réservation sur le web, plus votre fiche dans l'application mobile Fiap Discover. Les clients choisissent les dates et une voiture, voient le prix et peuvent payer par MTN MoMo ou Orange Money. Chaque demande attend la confirmation de votre équipe, et le nombre de demandes en attente est plafonné par numéro de téléphone et par jour, pour que personne ne puisse bloquer votre flotte.
Gestion multi-agences
Gérez plusieurs agences de location depuis un seul tableau de bord. Chaque agence fonctionne avec sa propre flotte, son équipe et son image de marque, tandis que le siège bénéficie de rapports consolidés sur l'ensemble des agences. Ouvrez de nouveaux points de retrait en quelques minutes, comparez les performances par agence et gardez une vue complète sans changer de système. Le rapport par agence met vos agences côte à côte, et le rapport des habitudes de réservation montre réservations et revenus par jour de départ.
Voitures de propriétaires (mise en gérance)
Louez des voitures qui appartiennent à d'autres propriétaires et gardez votre commission. Fixez les conditions par voiture, une part du chiffre de location ou un montant fixe par jour, et imputez au propriétaire les réparations, les dégâts et les dépenses, jamais au-delà de leur coût. À chaque période, vous obtenez le relevé du propriétaire : locations, versements, votre commission, les frais imputés et ce qui lui revient, en PDF en français ou en anglais, que vous pouvez envoyer par e-mail. Le reversement est passé en comptabilité, et une location ou un frais n'est jamais reversé deux fois. Les frais de dommages, de carburant, de retard et autres frais au retour reviennent en entier au propriétaire de la voiture, sans commission ; les kilomètres au-delà du forfait comptent comme revenu de location ordinaire.
Contrat de location en PDF
Imprimez le contrat de location de n'importe quelle réservation en PDF, en français ou en anglais, à votre en-tête (ou aux couleurs de l'agence), avec les montants de la réservation tels qu'enregistrés, les clauses standard sur l'usage, le carburant, le kilométrage, le retard, les dommages, la franchise et la caution, et vos propres clauses ajoutées à la fin.
Application du propriétaire sur le téléphone
L'application Fiap sur Android montre la journée au propriétaire : l'argent encaissé par mode de paiement comparé à la veille, les soldes des locations, les cautions détenues, ce qui est dû aux propriétaires privés, les voitures sorties, les départs, retours et retards, les papiers qui expirent et les entretiens à faire. Les rapports sur 7 ou 30 jours répartissent le chiffre d'affaires entre jours de location, kilométrage, dommages, carburant et options, montrent vos meilleures voitures, vos voitures face à celles des propriétaires, et les trajets et la paie des chauffeurs.
API et webhooks
Connectez votre propre site ou vos outils. Chaque intégration reçoit sa propre clé d'API avec les seuls droits que vous choisissez ; les clés sont stockées sous forme d'empreinte, peuvent être renouvelées ou révoquées, sont limitées en débit, et chaque appel est journalisé. Lisez les réservations et les clients, et recevez des webhooks signés quand une réservation ou un paiement arrive. Disponible en option.
Et tout ce que chaque entreprise reçoit
Personnel, paie, dépenses, comptabilité, automatisation et assistant : le même socle commun dans les huit éditions Fiap.
- Gestion du personnel et des rôles
- Présence du personnel
- Paie
- Suivi des dépenses
- Comptabilité en partie double
- Assistant IA
- Automatisation des flux
- Messagerie interne
- Gestion documentaire
- Notifications et alertes
- Journal d'audit
- Gestion des congés
- Gestion des équipes de travail
- Évaluations de performance
- Annonces
- Paramètres et image de marque
- Application de bureau hors ligne
Ce que fait chacun
- Gestion du personnel et des rôles
- Des rôles intégrés dont Propriétaire, Administrateur, Gérant, Employé, Caissier et Chauffeur, chacun avec ses propres accès. Les caissiers se connectent avec un code PIN rapide pour des changements d'équipe instantanés. Contrôlez précisément qui peut voir, modifier ou gérer chaque partie du système, et protégez les données sensibles. Le propriétaire et les administrateurs peuvent aussi retirer un droit précis à une personne, ou lui en accorder un de plus dans une liste sûre, et chaque changement est journalisé.
- Présence du personnel
- Relevez les heures d'arrivée et de départ de chaque employé avec détection automatique des retards. Obtenez des rapports de présence par jour, semaine ou mois, avec des données transmises directement à la paie. Fini les feuilles de présence sur papier. Le personnel peut pointer lui-même son arrivée et son départ, à l'heure du serveur et non à celle du téléphone, et le rapport de présence totalise chaque personne sur n'importe quelle période, par service.
- Paie
- Calculez les salaires avec retenues, primes, prélèvements fiscaux et cotisations employeur et employé. Obtenez un salaire net exact à chaque période de paie et un bulletin de paie professionnel pour chaque membre de l'équipe. Les heures supplémentaires sont payées au taux de chaque personne et, si vous activez la règle, les absences non couvertes par un congé approuvé et les retards du registre de présence sont déduits de la paie, en lignes distinctes sur le bulletin.
- Suivi des dépenses
- Enregistrez et catégorisez chaque dépense : loyer, charges, salaires, fournitures, transport, marketing, entretien, taxes et assurance. Voyez où va votre argent grâce à des rapports filtrables et exportables.
- Comptabilité en partie double
- Un plan comptable complet couvrant actifs, passifs, capitaux propres, produits et charges. Les écritures sont contrôlées pour que les débits égalent les crédits, passent du brouillon au validé puis à l'annulé, et alimentent des états financiers qui montrent la santé de votre entreprise. Pour votre comptable : le bilan et le compte de résultat au format SYSCOHADA, ainsi que le journal, le grand livre et la balance exportés pour Sage ou Ciel. Un tableau des flux de trésorerie est aussi tiré des écritures comptabilisées.
- Assistant IA
- Posez vos questions sur vos réservations, votre flotte ou vos clients en langage courant : « Quel véhicule a rapporté le plus la semaine dernière ? » ou « Combien de voitures sont libres ce week-end ? » L'assistant garde le fil de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- Automatisation des flux
- Configurez des règles si-alors qui se déclenchent quand un événement survient. Quand une nouvelle réservation est créée, prévenez le gérant. Quand un véhicule doit passer en entretien, déclenchez un rappel de révision. Laissez le système gérer la routine pour que votre équipe se concentre sur la location.
- Messagerie interne
- Messages directs et discussions de groupe avec votre équipe, avec fichiers et images, et des badges de non-lus pour que personne ne rate une conversation importante, au comptoir ou à l'autre bout de la ville.
- Gestion documentaire
- Téléversez, stockez et classez vos documents d'entreprise par catégorie. Générez des documents à partir de modèles pour les factures, reçus, contrats et plus encore, le tout dans un seul espace consultable.
- Notifications et alertes
- Des alertes automatiques pour les retours à venir, les locations en retard, les véhicules à entretenir et les résumés de revenus quotidiens. Les notifications suivent l'agence : chaque site voit ce qui le concerne.
- Journal d'audit
- Chaque action est enregistrée avec l'utilisateur, ce qui a changé (avant et après) et l'heure exacte. Filtrez par fonctionnalité, utilisateur ou période pour analyser toute activité. La base de données elle-même refuse toute modification d'une entrée d'audit, et chaque entrée porte un sceau que l'écran du journal d'audit peut revérifier.
- Gestion des congés
- Congés annuels, maladie, maternité, paternité et sans solde avec un circuit d'approbation. Les soldes de congés sont suivis automatiquement, pour que les gérants décident en sachant qui est disponible.
- Gestion des équipes de travail
- Définissez des équipes du matin, de l'après-midi et de nuit, affectez les employés par date et visualisez le planning dans un calendrier pour repérer facilement les trous de couverture.
- Évaluations de performance
- Des évaluations structurées avec notes, commentaires écrits, objectifs et périodes d'évaluation, pour construire un historique qui vous aide à faire progresser et à garder vos meilleurs éléments. Créez vos propres critères d'évaluation, pondérés jusqu'à 100, notez chacun d'eux et suivez chaque objectif jusqu'à « atteint » ou « manqué ».
- Annonces
- Diffusez à tout le personnel ou à des équipes et agences précises. Fixez une priorité, épinglez les informations critiques en haut et ajoutez une date d'expiration pour que les annonces dépassées disparaissent d'elles-mêmes.
- Paramètres et image de marque
- Votre nom de marque, votre logo, votre favicon et votre couleur principale, votre devise, votre fuseau horaire et votre langue (français ou anglais). Chaque reçu, rapport et écran porte votre marque.
- Application de bureau hors ligne
- L'application de bureau Windows continue de fonctionner sans internet. À partir de la version 1.3.0, c'est une copie complète de votre compte, dans les deux sens : vos écrans de gestion fonctionnent hors ligne, et ce qui a été fait sur l'ordinateur et dans le cloud se rejoint au retour de la connexion, l'argent n'étant comptabilisé qu'une fois et le stock compté une fois, même quand deux ordinateurs ont travaillé hors ligne en même temps. Les actions qui ont besoin d'internet par nature, comme une demande de paiement Mobile Money ou l'envoi d'un e-mail, fonctionnent depuis l'ordinateur quand il est en ligne, et il le signale quand il ne l'est pas.
Une grille tarifaire pensée pour votre métier
Chaque secteur est tarifé selon ce qui fait réellement tourner son activité. Les prix sont affichés en dollars US et dans votre monnaie locale.
Tarifs location de voitures & flottes
Pour les loueurs de voitures et les flottes. Tarif par véhicule.
Jusqu'à 10 véhicules
- Jusqu'à 10 véhicules
- Web + Mobile + Desktop
- Sauvegardes automatiques
- Mises à jour gratuites
- App desktop pour 1 ordinateur (connexion au moins tous les 14 jours)
De 11 à 30 véhicules
- De 11 à 30 véhicules
- Web + Mobile + Desktop
- Sauvegardes automatiques
- Mises à jour gratuites
- App desktop pour 1 ordinateur (connexion au moins tous les 14 jours)
De 31 à 75 véhicules
- De 31 à 75 véhicules
- Web + Mobile + Desktop
- Sauvegardes automatiques
- Mises à jour gratuites
- App desktop pour 1 ordinateur (connexion au moins tous les 14 jours)
Chaque offre cloud comprend les applications web et mobile, l'app desktop (1 ordinateur, sauf si votre offre en prévoit davantage), les sauvegardes automatiques et les mises à jour gratuites.
Les prix excluent l'intégration, l'installation, la formation et le support, qui sont facturés séparément.
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que Fiap Systems Car Rental ?
Fiap Systems Car Rental est une plateforme tout-en-un de gestion de location de voitures qui réunit la gestion de la flotte, les réservations, l'entretien des véhicules et le suivi des dommages avec états des lieux photo signés dans un seul système. Elle couvre aussi les papiers des véhicules avec alertes d'expiration, les chauffeurs et leur paie, les contrats de versement, les profils clients, la facturation et la comptabilité en partie double, pour qu'une entreprise de location fonctionne depuis un seul tableau de bord.
En quoi est-ce mieux que WhatsApp et un cahier ?
Un cahier note qui a pris quelle voiture. Fiap refuse en plus une réservation qui chevauche, garde un état des lieux photo signé à chaque remise des clés, calcule la facture du retour, suit le versement et les impayés de chaque chauffeur, et vous prévient avant qu'un papier expire. Gardez WhatsApp pour parler à vos clients ; laissez Fiap tenir les voitures, les papiers et l'argent.
Puis-je essayer avant de payer ?
Oui. Demandez un accès démo et nous vous ouvrons une agence de location de démonstration sur le web, déjà remplie de données d'exemple. Rien à installer.
Gère-t-il les chauffeurs en versement ?
Oui. Un contrat de versement relie un chauffeur à une voiture avec un montant journalier ou hebdomadaire, des jours de repos, un délai de grâce et un avaliste. Fiap calcule ce qui est dû, ce qui a été payé et les impayés, et prévient le propriétaire par e-mail quand un chauffeur prend du retard. Un contrat peut aussi être en location-vente : il se termine une fois le prix convenu payé. Chaque versement est passé en comptabilité, et une erreur est annulée, jamais modifiée.
Le suivi de flotte fonctionne-t-il avec mon traceur GPS ?
Le suivi de flotte fonctionne dès aujourd'hui avec les traceurs ou plateformes de suivi capables d'envoyer leurs positions à une adresse web, dans notre format ou par le transfert de positions Traccar : chaque traceur reçoit sa propre clé et chaque voiture apparaît sur la carte en direct. Les connexions aux fournisseurs de suivi locaux sont en cours d'ajout ; il nous faut la documentation technique de chaque fournisseur, alors dites-nous lequel vous utilisez.
Le système de location de voitures fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. L'édition Hors ligne plus synchronisation Cloud permet aux réservations, à la flotte et à la facturation de fonctionner sans internet, puis se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. À partir de la version 1.3.0, l'application de bureau est une copie complète de votre compte, dans les deux sens : les papiers des véhicules, les états des lieux signés et leurs photos, les chauffeurs et leur paie, les contrats et paiements de versement, les voitures de propriétaires et leurs reversements, les rachats de franchise et les contrats de location fonctionnent aussi hors ligne, et les sept derniers jours de positions GPS sont sur l'ordinateur. Un trajet n'est payé qu'une fois à un chauffeur et un reversement n'est fait qu'une fois, même quand deux ordinateurs ont travaillé hors ligne. Ce qui a besoin d'internet par nature, comme une demande de paiement Mobile Money, les positions GPS en direct ou l'envoi d'un relevé par e-mail, fonctionne depuis l'ordinateur quand il est en ligne, et il le signale quand il ne l'est pas. Il existe aussi une édition Hors ligne autonome qui fonctionne entièrement sur vos propres ordinateurs et ne nécessite aucune connexion internet.
Dans quelles devises le système de location de voitures est-il facturé ?
Les tarifs sont affichés dans votre devise locale, notamment FCFA, Naira, Cedi, Rand, Shilling kényan et plus encore, détectée automatiquement selon votre localisation. Les clients peuvent payer par mobile money comme MoMo et Orange Money, ainsi qu'en espèces, par carte et par virement bancaire. Vos clients peuvent aussi trouver votre flotte et réserver en ligne, sur votre propre page de réservation ou via la marketplace mobile Fiap Discover, en payant par mobile money au moment de la réservation.
Suit-il la flotte et consigne-t-il les dommages des véhicules ?
Oui. La gestion de la flotte enregistre chaque véhicule avec marque, modèle, immatriculation, numéro de châssis (VIN) et statut, ainsi que des tarifs journaliers, hebdomadaires ou mensuels par catégorie, et les voitures équipées d'un traceur GPS compatible apparaissent en temps réel sur la carte de la flotte. Le suivi des dommages consigne l'état du véhicule avant et après chaque location avec photos, schéma des dégâts et signature du client, retient la caution et facture les réparations, en conservant un dossier transparent pour résoudre les litiges.
J'ai aussi un garage. Fiap peut-il gérer les réparations ?
Oui, en option. Les garages et les ateliers de réparation utilisent les ordres de réparation de Fiap, inclus dans l'édition commerce : le client, le véhicule avec sa plaque et son kilométrage, la panne et le diagnostic, la main-d'œuvre et les pièces prises dans le stock, un devis que le client accepte, puis une seule facture à la caisse. Parlez-nous de votre activité et nous vous montrerons comment l'organiser.
Peut-il gérer plusieurs agences de location ?
Oui. La gestion multi-agences pilote plusieurs agences de location depuis un tableau de bord central, chacune avec sa propre flotte, son équipe et son image de marque. Le siège bénéficie d'un reporting consolidé sur toutes les agences, et vous pouvez ouvrir de nouveaux points de retrait en quelques minutes et comparer les performances par agence.
Autres secteurs que nous couvrons
Découvrez votre flotte dans un compte de démo
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